Microsoft bietet mit Office 365 Message Encryption (OME) eine vollständig integrierte Lösung zur Ver- und Entschlüsselung (intern und extern) von E-Mails für Office 365-Nutzer an. Die Lösung bietet eine sichere Kommunikation im Einklang mit DSGVO-Vorschriften sowie eine nahtlose Integration in Office 365 und Microsoft-Apps. Je nach Office 365-Plan kann die Lösung bereits inbegriffen und somit kostenlos nutzbar sein. Office 365 Message Encryption ist Bestandteil von Azure Information Protection (AIP) – ein Dienst der Microsoft-Cloud, der es erlaubt, Dokumente und Nachrichten zu klassifizieren und entsprechend individuell definierter Richtlinien zu schützen. Diese werden im Azure Rights Management (RMS) konfiguriert.
Szenarien
Benutzerdefinierte Richtlinien erlauben individuell abgestimmte Szenarien und Rechte für Dokumente und E-Mails, wie beispielsweise Folgende:
- Nur interne Mitarbeiter dürfen eine verschlüsselte E-Mail lesen.
- Jeder Empfänger darf die verschlüsselte E-Mail lesen, diese aber nicht weiterleiten.
- E-Mails an Externe werden automatisch verschlüsselt.
- Eine eingehende Antwort einer initial von uns verschlüsselten E-Mail soll zur internen Verarbeitung entschlüsselt werden.
- Wird eine E-Mail mit Anhang verschickt, soll diese automatisch verschlüsselt werden.
- Anhänge einer E-Mail können den Schutz (Verschlüsselung, Richtlinien) von E-Mails erben.
Verschlüsselung von Nachrichten
Schritt 1:
Wählen Sie im linken Bereich den Ordner [Gelöschte Elemente] oder den Ordner [Junk-E-Mail] aus. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Schritt 2:
Klciken Sie auf die Nachricht, die Sie als sicher deklarieren möchten, und dann [Keine Junk-E-Mail] aus.
Wenn Sie eine Nachricht per E-Mail erhalten, die mit einer kurzen Antwort beantworten werden kann, schlägt Ihnen Outlook drei Antworten vor, mit denen Sie mit ein paar Klicks antworten können.
Seit April 2021 ist es möglich, einen E-Mail-Alias als Absenderadresse innerhalb Exchange Online auszuwählen.
Die Funktion "Clutter"analysiert Ihre E-Mail-Gewohnheiten und bestimmt aufgrund Ihres Verhaltens, welche Nachrichten für Sie nicht relevant sind. Die für Sie nicht relevanten Nachrichten werden in in den Ordner Clutter verschoben.
Verteilergruppen sind die go-to-Lösung, mit der Outlook Web App-Benutzer kommunizieren und mit Kollegen und Partnern zusammenarbeiten können.
Freigegebene Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!" oder "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!" auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, scheint die Antwort von der freigegebenen Adresse zu stammen, nicht von der einzelnen Person.
Die automatische Umleitung von E-Mails an externe Organisationen ist nicht erlaubt. Domains wie @gmail.com, @me.com, @bluewin.ch oder @gmx.ch dürfen bei automatischen Umleitungen nicht verwendet werden. Bei Missachtung dieser Weisung, erlaubt sich das Digital Service Center Sek II die Postfächer vorübergehend zu sperren.
Weiterlesen: Regel definieren: Automatische Umleitung oder Weiterleitung
Sie können Ihre E-Mail-Signatur automatisch allen ausgehenden Nachrichten hinzufügen oder sich entscheiden, die Signatur nur bestimmten Nachrichten hinzuzufügen.
Sie können problemlos Nachrichten wiederherstellen, die Sie gelöscht haben.
Die automatische Weiterleitung von E-Mails an externen Organisationen ist nicht erlaubt. Domains wie @gmail.com, @me.com, @bluewin.ch oder @gmx.ch dürfen in Weiterleitungen nicht verwendet werden. Bei Missachtung dieser Weisung, erlaubt sich das Digital Service Center Sek II die Postfächer vorübergehend zu sperren.
Richten Sie eine automatische Antwort in Outlook im Web ein.
Weitere Informationen zu: Kontakten und Kontaktlisten
Videos: Erstellen und Bearbeiten eines Kontakts (Quelle: Microsoft)
Planen Sie Termine und Besprechungen und verwalten Sie diese jederzeit.
Erfahren Sie alles zum Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails.
Erfahren Sie, wie Sie E-Mails erstellen und senden.
Erfahren Sie alles über die Anmeldung im Outlook Web.
