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Wissensdatenbank DSC Sek II

Technische Umsetzung Teams-Sync

Inhaltsverzeichnis

 

Teams-Sync

Die Anwendung "Teams-Sync" erstellt automatisch Kurs-Teams basierend auf den Kursen und Klassen, die in IM oder EcoWeb eingetragen sind. Viele Schulen nutzen bereits diese Anwendung.

 

Archivierungsprozess bei automatisch erstellten Kurs-Teams

 

"Das Archivierungsprozess unterstützt die Bewirtschaftung von Daten; auf den Tenants steht nicht unendlich Speicherplatz zur Verfügung und Microsoft hat auch bereits damit begonnen, entsprechende Quota-Regelungen einzuführen."

 

"Automatisch erstellte Kurs-Teams werden einen Tag nach Semesterende automatisch archiviert und dann nach 30 Tagen automatisch gelöscht."

 

Bisher wurden automatisch erstellte Kurs-Teams durch den DSC Teamsync Service nicht automatisch nach Ablauf der Klasse resp. des Kurses gelöscht. Dies musste jeweils manuell durch die Lehrperson gemacht werden. Ab dem 22.04.2024 werden wir dies ändern und die automatische Archivierung von Kurs-Teams, nach Beendigung des Kurses aktivieren. Kursteams, die durch den DSC Teamsync Service erstellt wurden und ab dem 1. Juli 2024 zu Ende gehen, unterliegen dem neuen Archivierungsprozess (dies heisst das die Kursteams, welche diesen Sommer enden schon betroffen sind). Kursteams, die vor dem 1. Juli 2024 ablaufen, werden durch das "Microsoft Teams Life Cycle Management" verwaltet.

Der Archivierungsprozess läuft so, dass ein Kursteam, das zu Ende geht, nach 1 Tag archiviert* und nach weiteren 30 Tage gelöscht wird. Eine Erinnerungs-E-Mail wird jeweils 30 Tage vor der Archivierung und 30 Tage vor der Löschung versendet. Denken Sie daran, Ihre Daten (OneNote, Dateien) aus dem Team zu sichern.

Wichtig: Der Archivierungsprozess für Kurs-Teams, die in Eco-Web eingetragen wurden, wurde so eingestellt, dass ein Kurs nicht vor dem Enddatum der Klasse archiviert wird. Dadurch wird vermieden, dass Kurs-Teams gelöscht werden, bevor die Klasse abgeschlossen ist.

 

*Hinweis: Durch Archivierung eines Teams werden auch die privaten Kanäle im Team und die zugehörigen Websitesammlungen archiviert. Es können aber weiterhin Mitglieder hinzufügefügt oder entfernt und Rollen aktualisiert werden. Teamaktivitäten in allen privaten Kanälen, Dateien und Chats können nach wie vor angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet oder ergänzt werden.  

 

Dateien exportieren, herunterladen, kopieren oder verschieben

Bitte sehen Sie sich die folgende Anleitung an:

FAQ

Wie läuft genau der Archivierungsprozess?

  • Der Archivierungsprozess läuft so, dass ein Kursteam, dass nach dem 1.Juli 2024 zu Ende geht, nach 1 Tag (nach dem Enddatum)  archiviert und nach weiteren 30 Tage gelöscht wird. Beispiel:
    • Der Kurs XYZ24B endet am 17.07.
    • Am 18.07. wird der Kurs archiviert. 30 Tage zuvor, also am 18.06., erhalten die Besitzer eine E-Mail (Archivierung).
    • 30 Tage danach, also am 18.08., wird das Team gelöscht. Die zweite E-Mail (Löschung) wird dann 30 Tage zuvor, am 18.07., versendet.
  • Wichtig: Der Archivierungsprozess für Kurs-Teams, die in Eco-Web eingetragen wurden, wurde so eingestellt, dass ein Kurs nicht vor dem Enddatum der Klasse archiviert wird. Dadurch wird vermieden, dass Kurs-Teams gelöscht werden, bevor die Klasse abgeschlossen ist.

Gibt es eine Möglichkeit, dass die Lehrpersonen in Teams oder M365 allgemein sehen können, wann ein Team abläuft?

  • Immer einen Tag nach Kursende. Doch im Team ist dies leider nicht ersichtlich.

Wie kann man auch archivierte Teams zugreifen?

  • Direkt auf dem Team-App, ganz unten:

Gibt es die Möglichkeit, Teams-Dateien zu exportieren?

Ja, man kann Teams-Dateien herunterladen, kopieren oder verschieben. Siehe dazu diese Anleitung.

Gibt es die Möglickeit, Teams-Klassen-Notizbücher zu exportieren? 

  • Sie können ein (Klassen)-Notizbuch sichern, indem Sie es exportieren und an einem anderen „Ort“ wieder erstellen. Bei einem Klassennotizbuch werden nur die Inhalte in den Export übernommen, die Sie selber erstellt haben oder Sie berechtigt sind. Siehe dazu diese Anleitung.

  • Sie können Klassen-Notizbücher in ein anderes Team kopiert oder verschoben werden, bevor sie gelöscht werden, vorausgesetzt, sie befinden sich im gleichen M365-Tenant. Siehe dazu diese Anleitung. Nachteil: Die Berechtigungen werden nicht übernommen.

Gibt es die Möglickeit, die Teams-Aufgaben zu exportieren?

  • Man kann keine Aufgaben aus einem Team herunterladen oder exportieren. Es ist jedoch möglich, sie vor dem Löschen in ein anderes Team zu importieren, vorausgesetzt, dass sich beide Teams im gleichen M365-Tenant befinden und man Besitzer beider Teams ist. Siehe dazu diese Anleitung.

Was passiert mit Prüfungsteams (Exam-Hub)? Für das QV des Fachs IKA wird die Abschlussprüfung per Teams abgenommen. Soweit wir wissen, darf eine QV Prüfung nicht einfach unwiderruflich gelöscht werden. Gäbe es Sondermöglichkeiten für solche Teams?

  • Enddatum für dieses Fach im EcoWeb oder IM entsprechend anpassen.

Kann ein archiviertes Team wiederhergestellt werden?

  • Ja, durch die DSC-M365-Administratoren auf Anfrage.

Wie sehe ich ob die Gruppe archiviert oder Lifecycle 180 Tagen hat?

  • Alle Teams-Gruppen uterliegen dem Microsoft Life Cycle Management, wenn sie 6 Monate lang nicht genutzt werden. Man sollte jedoch im Hinterkopf behalten, dass alle automatisch erstellten Kurs-Teams-Gruppen, die nach dem 1. Juli ablaufen, unterliegen einem zusätzlichen Archivierungsprozess. Ausserdem, alle Kurs-Teams-Gruppen, die ab dem 1. Juli 2024 mit der E-Mail 000<Schulnummer>AAD-365-M-... beginnen, unterliegen dem Archivierungsprozess.

 

Microsoft Teams Life Cycle Management 

 

"Das Lifecycle-Management unterstützt die Bewirtschaftung von Daten; auf den Tenants steht nicht unendlich Speicherplatz zur Verfügung und Microsoft hat auch bereits damit begonnen, entsprechende Quota-Regelungen einzuführen."

 

"Teams werden durch das Microsoft Teams Lifecycle Management nicht einfach gelöscht, sondern erst dann, wenn Besitzer des Teams auf die Benachrichtigungen zur Erneuerung des Teams nicht reagieren."

 

Über die Microsoft 365-Gruppen Ablaufrichtlinie werden ungenutzte Teams aufgespürt und automatisiert bereinigt. 

Wenn die Ablaufrichtlinie auf ein Team angewendet wird, erhalten die Besitzer des Teams eine Benachrichtigung zur Erneuerung des Teams. Ein Team gilt dann als abgelaufen, wenn die eingestellte Lebensdauer der Gruppe (in Tagen) erreicht wird, in der das Team nicht benützt wurde. 

Die Lebensdauer einer Gruppe ist auf 365 Tage eingestellt. 

Gruppen, die aktiv verwendet werden, werden etwa 35 Tage vor Ablauf der Gruppe automatisch verlängert. In diesem Fall erhält der Besitzer keine Verlängerungsbenachrichtigungen. Jede der folgenden Aktionen verlängert automatisch eine Gruppe:

  • SharePoint: Anzeigen, Bearbeiten, Herunterladen, Verschieben, Freigeben oder Hochladen von Dateien. (Das Anzeigen einer SharePoint-Seite zählt nicht als Aktion für die automatische Verlängerung.)
  • Outlook: Beitreten oder Bearbeiten einer Gruppe, Lesen oder Schreiben von Gruppennachrichten aus der Gruppe und Like einer Nachricht (Outlook im Web).
  • Teams: Besuchen Sie einen Teams-Kanal.
  • Viva Engage : Zeigen Sie einen Beitrag in einer Viva Engage-Community oder eine interaktive E-Mail in Outlook an.
  • Formulare: Anzeigen, Erstellen oder Bearbeiten von Formularen oder Übermitteln einer Antwort auf ein Formular.

 

Falls Gruppen nicht aktiv verwendet werden:

Jeweils 30 Tage, 15 Tage und einen Tag vor Erreichen der Ablaufdauer wird eine Benachrichtigung an den oder die Team Besitzer gesendet. Dieser Benachrichtigungs-Prozess wurde so von Microsoft definiert und kann nicht angepasst werden.

Hinweis: Bitte helfen Sie uns dabei, Speicherplatz auf dem EDUZh-Tenant freizugeben. Falls das Team nicht mehr benötigt wird, bitten wir Sie, das Team nicht zu verlängern, indem Sie auf die Nachricht nicht reagieren.

Beispiel: "Gruppe verlängern" auswählen, wenn das Team wiederverwendet werden soll. Andernfalls diese Meldung ignorieren.

 Erscheint eine Bestätigung:

Ebenfalls erhält man die Benachrichtigung in der Teams-App:

Fehlermeldung

Falls beim Klicken auf "Gruppe verlängern" die folgende Fehlermeldung erscheint: "The remote server returned an error: (403) Forbidden", löschen Sie bitte die Cookies im Standardbrowser, der beim Klicken auf "Gruppe verlängern" geöffnet wird, und versuchen Sie wieder.

MSLifeCycleMgmt 003

FAQ

Was passiert mit den Teams, wenn sie nach 365 Tagen nicht mehr verwendet werden? Werden sie archiviert?

  • Nein, die Teams werden nicht archiviert, sondern gelöscht. Vor der Löschung wird der Besitzer jedoch rechtzeitig dreimal darauf hingewiesen. Eine einfache Benutzeraktion reicht aus um ein "schlafendes" Teams zu reaktivieren. Die Archivierung von Teams ist ein zusätzlicher Prozess, der nur bei der automatischen Erstellung von Teams bei uns verwendet wird (siehe Archivierungsprozess).

 

Weitere Links

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