Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Genehmigungsprozess für Bestellungen im Teams OrderDesk
- Microsoft Teams Lifecycle Management
- FAQ
- Weitere Links
Einführung
"Orderdesk ändert primär die Art und Weise wie Teams bei uns bestellt werden.
Ziel ist es, Bestellungen künftig effizienter abwickeln zu können."
Bisher war es berechtigten Zielgruppen an den Schulen möglich, direkt über den Teams Client neue Teams zu erstellen. Aufgrund dieser Möglichkeit und des fehlenden Lifecycle-Managements wuchs die Zahl an neuen Teams in den letzten Jahren beträchtlich an. Ausserdem gab es keine Möglichkeit, den Lebenszyklus sowie eine einheitliche Namensgebung der Teams sicherzustellen. Durch die Einführung des DSC Teams Orderdesk wird den Schulen eine neue Anwendung zur Eröffnung neuer Microsoft Teams zur Verfügung gestellt, welche eine einheitliche Namensgebung ermöglicht sowie den Lebenszyklus des Teams überwacht. Damit können Mitarbeitende der Schulen sowohl neue als auch bereits manuell erstellte Teams effizienter verwalten.
Man kann zwei Typen von Teams bestellen: Kursteams und Standardteams. Ein Kursteam unterscheidet sich von einem Standardteam durch spezifische Funktionen und Einstellungen, die für den Bildungsbereich optimiert sind. Ein Kursteam enthält also zusätzlich ein Class Notebook und weitere serienmässige "Features". Die Genehmigung eines Verantwortlichen (normalerweise des IT-Verantwortlichen einer Schule) ist erforderlich.
Das neue Tool mit der entsprechenden Anleitung ist ab dem 22. April 2024 verfügbar unter:
https://eduzh.sharepoint.com/sites/sh-19-orderdesk/SitePages/Teams-bestellen.aspx
Allgemeine Anleitungen finden Sie im Menü "Anleitung TeamsOrderDesk":
Bitte beachten Sie, dass die in der Vergangenheit bestehenden Berechtigungen zur Erstellung von Teams über die Team-App nach der Einführung des neuen Tools widerrufen werden!
Nicht verwendete Teams, die durch die Anwendung erstellt wurden, werden durch das «Microsoft Teams Lifecycle Management» (siehe unten) verwaltet.
Seien Sie bitte beim Bestellen von Teams moderat, um unseren M365-EDUZh-Tenant und das Backup nicht zu stark zu belasten. Bestellen Sie nur ein neues Team, wenn es wirklich notwendig ist.
Genehmigungsprozess für Bestellungen im Teams OrderDesk
Das Tool ermöglicht es, Verantwortlichen (in der Regel IT-Mitarbeitenden) die bestellten Teams zu genehmigen. Die Genehmigungsanfragen werden entweder per E-Mail oder direkt über die Teams-App an die Verantwortlichen gesendet.
Wir bitten Sie daher, uns die Namen, der für die Genehmigung verantwortlichen Personen, über das Formular "Teams OrderDesk Genehmigung" mitzuteilen:
https://eduzh.sharepoint.com/sites/sh-19-orderdesk/SitePages/Genehmigungsprozess-TeamsOrderDesk.aspx
Microsoft Teams Lifecycle Management
"Das Lifecycle-Management unterstützt die Bewirtschaftung von Daten; auf den Tenants steht nicht unendlich Speicherplatz zur Verfügung und Microsoft hat auch bereits damit begonnen, entsprechende Quota-Regelungen einzuführen."
"Teams werden durch das Microsoft Teams Lifecycle Management nicht einfach gelöscht, sondern erst dann, wenn Besitzer des Teams auf die Benachrichtigungen zur Erneuerung des Teams nicht reagieren."
Über Microsoft 365 Teams Lifecycle Management (Microsoft-365-Gruppen-Ablaufrichtlinie) lassen sich ungenutzte Teams finden und automatisiert bereinigen.
Wenn die Ablaufrichtlinie auf ein Team angewendet wird, erhalten die Besitzer des Teams eine Benachrichtigung zur Erneuerung des Teams. Ein Team gilt dann als abgelaufen, wenn die eingestellte Lebensdauer der Gruppe (in Tagen) erreicht wird.
Das Datum, an dem die Ablaufdauer einer Gruppe erreicht ist, errechnet sich aus dem letzten Datum einer Aktivität in der Gruppe plus eingestellter Lebensdauer einer Gruppe. Sobald also jemand z.B. das Team öffnet, einen Kanal besucht, einen neuen Chat-Eintrag erstellt, ein Dokument öffnet oder ändert etc., verschiebt sich das Datum wieder um die eingestellte Lebensdauer der Gruppe.
Die Lebensdauer einer Gruppe ist auf 365 Tage eingestellt.
Jeweils 30 Tage, 15 Tage und einen Tag vor Erreichen der Ablaufdauer wird eine Benachrichtigung an den oder die Team-Besitzer gesendet. Dieser Benachrichtigungs-Prozess wurde so von Microsoft definiert und kann nicht angepasst werden.
Hinweis: Bitte helfen Sie uns dabei, Speicherplatz auf dem EDUZh-Tenant freizugeben. Falls das Team nicht mehr benötigt wird, bitten wir Sie, das Team nicht zu verlängern, indem Sie auf die Nachricht nicht reagieren.
Beispiel: "Gruppe verlängern" auswählen, wenn das Team wiederverwendet werden soll. Andernfalls diese Meldung ignorieren.
Erscheint eine Bestätigung:
Ebenfalls erhält man die Benachrichtigung in der Teams-App:
Fehlermeldung
Falls beim Klicken auf "Gruppe verlängern" die folgende Fehlermeldung erscheint: "The remote server returned an error: (403) Forbidden", löschen Sie bitte die Cookies im Standardbrowser, der beim Klicken auf "Gruppe verlängern" geöffnet wird, und versuchen Sie wieder.
FAQ
Was sind die genauen Unterschiede zwischen einem Kurs- und einem Standard-Team?
- Ein Kursteam enthält zusätzlich ein Class Notebook und weitere serienmässige "Features".
Wie funktioniert die Benutzerverwaltung in den Teams? Kann eine Lehrperson weitere Schulangehörige (Schülerinnen und Schüler sowie Lehrpersonen) hinzufügen / löschen?
- Die Benutzerverwaltung funktioniert wie gewohnt mit Teams: Besitzer können andere Besitzer und Mitglieder direkt über die Team-App zum Team hinzufügen.
Was passiert mit Schülerinnen und Schülern, die die Schule verlassen haben? Werden sie z.B. automatisch aus den Teams entfernt?
- Sobald Schüler oder Lehrer aus dem Schulverwaltungssystem Information Manager (IM) oder Eco-Web deaktiviert oder entfernt werden, werden sie automatisch auch aus dem M365-Tenant entfernt, also dann auch aus dem Team.
Was passiert mit den Teams, wenn sie nach 365 Tagen nicht mehr verwendet werden? Werden sie archiviert?
- Nein, die Teams werden nicht archiviert, sondern gelöscht. Vor der Löschung wird der Besitzer jedoch rechtzeitig dreimal darauf hingewiesen. Eine einfache Benutzeraktion reicht aus um ein "schlafendes" Teams zu reaktivieren. Die Archivierung von Teams ist ein zusätzlicher Prozess, der nur bei der automatischen Erstellung von Teams bei uns verwendet wird (siehe Teams-Sync).
Werden Klassennotizbücher auch gesichert? In der Vergangenheit war das nicht der Fall.
- Nein, aber können auf einem anderen Team kopiert oder verschoben werden. Siehe Anleitung. Nachteil: Die Berechtigungen werden nicht übernommen.
Gibt es die Möglichkeit, Teams-Dateien zu exportieren?
Ja, man kann Teams-Dateien herunterladen, kopieren oder verschieben. Siehe dazu diese Anleitung.
Gibt es die Möglickeit, Teams-Klassen-Notizbücher zu exportieren?
- Sie können ein (Klassen)-Notizbuch sichern, indem Sie es exportieren und an einem anderen „Ort“ wieder erstellen. Bei einem Klassennotizbuch werden nur die Inhalte in den Export übernommen, die Sie selber erstellt haben oder Sie berechtigt sind. Siehe dazu diese Anleitung.
- Sie können Klassen-Notizbücher in ein anderes Team kopiert oder verschoben werden, bevor sie gelöscht werden, vorausgesetzt, sie befinden sich im gleichen M365-Tenant. Siehe dazu diese Anleitung. Nachteil: Die Berechtigungen werden nicht übernommen.
Gibt es die Möglickeit, die Teams-Aufgaben zu exportieren?
- Man kann keine Aufgaben aus einem Team herunterladen oder exportieren. Es ist jedoch möglich, sie vor dem Löschen in ein anderes Team zu importieren, vorausgesetzt, dass sich beide Teams im gleichen M365-Tenant befinden und man Besitzer beider Teams ist. Siehe dazu diese Anleitung.
Können Schülerinnen und Schüler auch Teams erstellen?
- Schülerinnen und Schüler können keine Teams über die Teams-OrderDesk-Applikation erstellen. Diese Funktion steht nur den Mitarbeitenden der Schule (Schulleitung, Verwaltungsangestellte, Lehrpersonen) zur Verfügung.
Bezüglich der Erstellung der Teams für die Kurse gehen wir davon aus, dass diese weiterhin automatisch pro Kurs erstellt werden. Ist das korrekt?
- Teams-OrderDesk ist unabhängig von der automatischen Erstellung von Kurs-Teams durch die ISE-Teams-Sync Lösung (Teams-Sync). Die automatische Erstellung läuft wie bisher weiter. Teams-OrderDesk dient lediglich der manuellen Bestellung von Teams, wobei entweder die Vorlage "Kursteam" oder die Vorlage "Standardteam" verwendet werden kann.
