Durch die Anwendung von Teams-Sync, die von der Firma ISE AG angeboten wird, werden auf dem M365-Portal EDUZh basierend auf Eco-Web-Einträgen Klassen- und Kursteams automatisch erstellt und jede Nacht synchronisiert.

Bei den Klassenteams werden die entsprechenden Klassenlehrer als Besitzer und die entsprechenden Klassenlernenden als Mitglieder im Team synchronisiert. Die Erstellung und Synchronisierung von Klassenteams ist standardmässig deaktiviert, kann jedoch auf Anfrage aktiviert werden.

Bei den Kursteams werden die entsprechenden Fachlehrpersonen als Besitzer und die entsprechenden Fachlernenden als Mitglieder im Team synchronisiert. In diesem Dokument wird «Kurs» als Fach verstanden und «Kursteam» als Fachteam.

2. Berufsschulen

2.1. Technische Erläuterungen

2.1.1. Datenexport aus Quellsystemen

Die Daten für die automatische Erstellung von Teams auf dem EDUZh-Tenant werden aus den zentral betriebenen Schulverwaltungslösung Eco-Web exportiert.

2.1.2. Namenskonvention

Alle Teams erhalten einen technischen und einen Anzeigename. Der Anzeigename entspricht bei den Klassen dem Klassencode und bei den Kurse (Fächern) dem Klassencode_Fachcode. Es gilt folgende Namenskonvention:

Art der Gruppe

Technischer Name (technicalName)

Anzeigename (displayName)

Klasse

AAD-SEC-M-CLA-EBI<Org-Id>-<Klassencode>

Beispiel: AAD-SEC-M-CLA-EBI0011- DA22a

DA22a

Kurs

AAD-SEC-M-COU-EBI<Org-Id>-<Klassencode_ Fachcode>

Beispiel: AAD-SEC-M-COU-EBI0011- DF22a_HKBaBK

DF22a_HKBaBK

Der Anzeigename kann vom Besitzer des neu erstellten Teams manuell angepasst werden.

2.1.3. Bereitstellung des Teams

Die Klassenteams werden 70 Tage vor Beginn des Lehrgangs/Angebots (Angebotsbeginn) erstellt, die Kursteams 70 Tage vor dem Start des Kurses. Sie werden bis zum jeweiligen Enddatum bereitgestellt. Falls die Klassen- oder Kursteams mit dem gleichen technischen Namen bereits bestehen, werden diese übernommen und mit den neuen Mitgliedern synchronisiert.

2.2. Besitzer und Mitglieder des Teams

2.2.1. Besitzer des Kursteams: Fachlehrperson

Die Fachlehrperson muss im Stundenplan im Eco web erfasst sein, damit diese Besitzer des Kursteams ist. Kursteams ohne zugeordnete Lehrperson werden nicht erstellt, da es keine Teams ohne Besitzer geben kann:
ISE Teams Sync 001

Um eine Lehrperson einem Fach zuzuweisen, erfassen Sie den Stundenplan im Eco web (Stundenplan).

2.2.2. Besitzer des Klassenteams: Klassenlehrer/-in

Die Erstellung und Synchronisierung von Klassenteams ist standardmässig deaktiviert, kann jedoch auf Anfrage aktiviert werden.

Klassenteams benötigen eine Klassenlehrperson, sonst werden diese nicht erstellt. Besitzer des Teams wird die jeweilige Klassenlehrperson:

ISE Teams Sync 003

Wie Sie die Klassenlehrperson der Klasse zuweisen, erfahren Sie hier: Klassenlehrperson

2.2.2.1. Sonderfall

Man kann nach Anfrage auch die Lehrpersonen aller aktuellen Fächer der Klasse (des Stamm-Angebots) als Besitzer des Klassenteams festlegen.

2.2.3. Mitglieder des Teams: Lernende/Schülerinnen und Schüler

Die Lernenden/Schüler und Schülerinnen müssen eine gültige Klassen- oder Fachanmeldung haben:

ISE Teams Sync 002

Wie Sie Lernende/Schülerinnen an einer Klasse anmelden können, erfahren Sie hier: Schüler an eine Klasse anmelden

Wie Sie Lernende/Schülerinnen für ein Fach anmelden können, erfahren Sie hier: Schüler an ein einzelnes Fach anmelden

2.3. Voraussetzungen

2.3.1. Erstellung von Klassen- oder Kurs-Team

Welche Voraussetzungen müssen in Eco-Web erfüllt sein, damit ein Klassen- oder Kursteam korrekt erstellt wird?

2.3.1.1. Bei Kursteams:

Mindestens eine Lehrperson ist dem Fach zugewiesen, für das ein Kursteam erstellt werden soll.
Das aktuelle Datum liegt maximal 70 Tage vor dem Beginndatum.

2.3.1.2. Bei Klassenteams:

Der Klasse ist eine Klassenlehrperson zugewiesen.
Das aktuelle Datum liegt maximal 70 Tage vor dem Beginndatum.

2.3.2. Hinzufügen von Mitglieder

Welche Voraussetzungen müssen in Eco-Web gegeben sein, damit Mitglieder einem Team hinzugefügt werden können?

2.3.2.1. Bei Klassen- und Kurs-Teams:

Sowohl Lehrpersonen als auch Studierende müssen über eine schulische E-Mail-Adresse verfügen, die automatisch erstellt wird.
Das Login für Intranet Sek II (IN2) wird im Eco-Web erstellt.

2.4. Archivierungsprozess

Das Enddatum des Kurses oder der Klasse wird im Eco-Web festgelegt. Der Archivierungsprozess läuft so, dass ein Klassen- oder Kursteam, das zu Ende geht, nach 1 Tag archiviert* und nach weiteren 30 Tage gelöscht wird. Eine Erinnerungs-E-Mail wird jeweils 30 Tage vor der Archivierung und 30 Tage vor der Löschung versendet. Denken Sie daran, Ihre Daten (OneNote, Dateien) aus dem Team zu sichern.

Der Archivierungsprozess für Kursteams, die in Eco-Web eingetragen wurden, wurde so eingestellt, dass ein Kurs nicht vor dem Enddatum der Klasse archiviert wird. Dadurch wird vermieden, dass Kursteams gelöscht werden, bevor die Klasse abgeschlossen ist.

*Hinweis: Durch Archivierung eines Teams werden auch die privaten Kanäle im Team und die zugehörigen Websitesammlungen archiviert. Es können aber weiterhin Mitglieder hinzufügefügt oder entfernt und Rollen aktualisiert werden. Teamaktivitäten in allen privaten Kanälen, Dateien und Chats können nach wie vor angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet oder ergänzt werden.

3. Mittelschulen

3.1. Technische Erläuterungen

3.1.1. Datenexport aus Quellsystemen

Die Daten für die automatische Erstellung von Teams auf dem EDUZh-Tenant werden aus den zentral betriebenen Schulverwaltungslösung IM exportiert.

Vorlaufzeit für den Export: 40 Tage. An diesem Tag wird der neue Kurs exportiert. Es gibt kein Enddatum für den Export; stattdessen wird das Semesterenddatum übernommen. 40 Tage vor Beginn des Semesters wird der Semesterwechsel in IM durchgeführt.

3.1.2. CommonName

CommonNames garantieren, dass Benutzergruppen (Klassen und Kurse) für verschiedene Anwendungen zur Verfügung stehen, hier auch insbesondere für die Unterrichtsplattformen Balloon, Teams und Moodle, wo Lehrpersonen den Schülerinnen und Schüler Unterrichtsmaterial und anderes zur Verfügung stellen können.

Bei der automatischen Erstellung von Microsoft Teams im EDUZh-Tenant ist es erforderlich, auf IM die neue CommonNames einzuführen, damit die Verbindung zu den Kursen funktioniert.

Für Anweisungen zum CommonName bitte das Dokument "3.3_IM_CommonName" lesen.

3.1.3. CourseLabel

Man kann den Anzeigenamen im IM vorbestimmen indem man ihn im CourseLabel-Feld einträgt. In diesem Fall kann der Anzeigename auf Teams nicht manuell angepasst werden, da er bei der Synchronisierung wieder auf den Wert des CourseLabels zurückgesetzt wird.

3.1.4. Namenskonvention

Alle Teams erhalten einen technischen und einen Anzeigenamen. Der Anzeigename entspricht bei den Klassen dem Klassen-CommonName. Bei den Kursen, wenn ein CourseLabel im IM erstellt wird, wird dies zwingend als Anzeigename verwendet. Wird kein CourseLabel erfasst wird, entspricht der Anzeigename dem Kurs-CommonName.

Beispiel:

Art der Gruppe

Technischer Name (technicalName)

Anzeigename (displayName)

Klasse

AAD-SEC-M-CLA-EBI<Org-Id>-<Klassen-CommonName>

Beispiel: AAD-SEC-M-CLA-EBI2130-AB2024c

AB2024c

Kurs

AAD-SEC-M-COU-EBI<Org-Id>-<Kurs-CommonName>

Beispiel: AAD-SEC-M-COU-EBI2130-A24B001

Ohne CourseLabel:

A24B001

Mit CourseLabel: Mathematik a24b

3.2. Besitzer und Mitglieder des Teams

3.2.1. Besitzer des Kursteams: Fachlehrperson

Die Fachlehrperson muss im IM auf dem Kurs erfasst sein, damit diese Besitzer des Kursteams ist. Kursteams ohne zugeordnete Lehrperson werden nicht erstellt, da es keine Teams ohne Besitzer geben kann.

3.2.2. Besitzer des Klassenteams: Klassenlehrer/-in

Die Erstellung und Synchronisierung von Klassenteams ist standardmässig deaktiviert, kann jedoch auf Anfrage aktiviert werden.

Klassenteams benötigen mindestens eine Klassenlehrperson, sonst werden sie nicht erstellt. Die/den jeweilige/n Klassenlehrperson/en werden Besitzer des Teams.

3.2.3. Mitglieder des Teams: Lernende/Schülerinnen und Schüler

Die Schülerinnen und Schüler müssen über eine gültige Klassen-, respektive Fachanmeldung verfügen.

3.3. Voraussetzungen

3.3.1. Erstellung von Klassen- oder Kurs-Team

Welche Voraussetzungen müssen im IM erfüllt sein, damit ein Klassen- oder Kurs-Team korrekt erstellt wird?

3.3.1.1. Bei Kurs-Teams:

Mindestens eine Lehrperson ist dem Kurs zugewiesen, für das ein Kurs-Team erstellt werden soll.
Das aktuelle Datum liegt maximal 40 Tage vor dem Beginndatum.

3.3.1.2. Bei Klassenteams:

Der Klasse ist mindestens eine Klassenlehrperson zugewiesen.
Das aktuelle Datum liegt maximal 40 Tage vor dem Beginndatum.

3.3.2. Hinzufügen von Mitgliedern

Folgende Voraussetzungen müssen in IM gegeben sein, damit Mitglieder einem Team hinzugefügt werden können:

3.3.2.1. Bei Klassen- und Kurs-Teams:

Sowohl Lehrpersonen als auch Schülerinnen und Schüler müssen über eine schulische E-Mail-Adresse verfügen, welche automatisch erstellt wird.
Das Login für Intranet Sek II (IN2) im IM ist erstellt.

3.4. Archivierungsprozess

Das Enddatum des Kurses oder der Klasse wird im IM festgelegt. Der Archivierungsprozess funktioniert wie folgt: Ein Kurs- oder Klassenteam, das endet, wird nach einem Tag archiviert* und nach weiteren 30 Tagen gelöscht. Jeweils 30 Tage vor der Archivierung und 30 Tage vor der Löschung wird eine Erinnerungs-E-Mail versendet. Denken Sie daran, Ihre Daten (OneNote, Dateien) aus dem Team zu sichern.