Allgemeines

Zusammen mit den Powerusern wurde definiert, welche Felder automatisch von Kompass übernommen werden sollen und bei welchen jeweils entschieden werden kann, ob der neue Wert übernommen wird (Handlungsbedarf). Es gilt somit, dass keine separaten Einstellungen pro Schule vorgenommen werden können.

In den Handlungsbedarf kommen folgende Mutationen:

• Telefonnummern
• Mailadressen
• Anrede/Geschlecht, Vorname, Name (nicht amtlich). Die amtlichen Bezeichnungen werden automatisch übernommen. D.h. die Schulen können die nicht-amtlichen Namen, Vornamen, Geschlecht anpassen.

Handlungsbedarf = Mutationen, die von jeder Schule geprüft werden müssen, ob diese ins Eco übernommen werden sollen oder nicht​

Noch in Umsetzung

Filter "neue Lehrverträge"

• Zusätzliche Anzeige von LV-Nummer und LV-Typ und LV-Bemerkung (jeweils sortier- und filterbar)
• Suchfelder vorausgefüllt (Datum von, Stichtag, LV-Nummer)

 Handlungsbedarf

• 1030 Angabe, ob Eltern oder Berufsbildner
• 1010 Klasse bei Person anzeigen

Full-/Delta-Import

Jede Nacht erfolgt ein Delta-Import.Wir haben die Möglichkeit (z.B. bei nicht übermittelten Lehrverträgen) jeweils auf Wunsch der Schule einen Full-Import durchzuführen. 

Delta-Import = es werden nur Änderungen zum letzten Delta-Import geliefert

Full-Import = es werden alle Änderungen, die nicht bereits angenommen oder abgewiesen wurden, geliefert. Der erste Full-Import wird ziemlich viel Arbeit verursachen.

Zugang

Die Datendrehscheibe ist im Modul Extras zu unters unter "DDS Imports" zu finden:

Suche / Suchfilter

Egal in welchem Filter gearbeitet wird, zeigt es auf der rechten Seite jeweils die "Anzahl Personen" und "Alles Anzeigen" an:

Anzahl Personen = Wie viele Personen sollen angezeigt werden.

Alles Anzeigen = Listet alle Datensätze des Filters auf. Übersteuert Eingabe bei "Anzahl Personen"

Hinweis: Wenn "Alles Anzeigen" ausgewählt ist, und dann beim Öffnen der Datensätze nicht alles auf einer Seite Platz hat, dann ist die Zeile auf der nächsten Seite ersichtlich (mit Anzeige der Person/Lehrbetrieb)

Tipp: Damit im Firefox direkt durch Eingabe (Tippen auf der Tastatur) gesucht werden kann, muss folgende Einstellung vorgenommen werden. Damit die Suche über alle Datensätze im Handlungsbedarf (pro Import Nummer) funktioniert, muss bei der Suche oben rechts z.B. 500 od. 1000 eingetragen werden.

Nach unten scrollen bis "Surfen":

Sperr-Flag (nicht durch DDS überschreiben)

Im Eco web auf der Person ist ein Sperr-Flag eingebaut, mit welchem Personen/Adressen vor dem Überschreiben durch die DDS geschützt werden können​ (z.B. bei c/o-Adressen). Solange das Flag gesetzt ist, wird der Datensatz nicht aktualisiert. Er taucht gar nicht erst im Handlungsbedarf auf. Es werden auch keine neuen Beziehungen Kind-Eltern hinzugefügt oder bestehende geändert.

Handlungsbedarf

Pro Import gibt es eine Import Nummer. Diese Import Nummern müssen durch die Schulen abgearbeitet werde. Sobald alle Transaktionsarten einer Import Nummer abgearbeitet sind, verschwindet die Import Nummer aus dem Handlungsbedarf.

Pro Import Nummer sind drei Transaktionsarten abzuarbeiten:

• 1010 - Lehrvertrag (Mutationen der Lernenden)
• 1020 - Lehrbetrieb
• 1030 - Person (Mutationen der Berufsbildner & Eltern)

Hinweis: Bemerkungen vom Lehrvertrag werden direkt ins Bemerkungsfeld auf der Person integriert und zwar als neue Zeile (sofern Bemerkung nicht identisch). Bereits von der Schule vorhandene Bemerkungen werden nicht überschrieben oder gelöscht.

Jeder aufgelistete Datensatz wird einzeln abgearbeitet, d.h. bei jeder Zeile wird ein Import vorgenommen.

Sobald der Import vorgenommen wurde, verschwindet der Datensatz aus dem Handlungsbedarf.

Übernommene Datensätze (Telefonnummern, Mailadressen) aus dem Handlungsbedarf werden auf der Person nicht überschrieben sondern ergänzt.​ Das System setzt beim bisherigen Datensatz ein «Gültig bis»- und beim übernommenen Datensatz ein «Gültig von»-Datum.

Lieferung von Personendaten nach Beendigung des Lehrvertrags: Überschreiben von Personen- und Adressdaten nach Beendigung des Lehrvertrags können mit dem Flag auf der Person gelöst werden (nach Beendigung des Lehrvertrags werden die Daten noch 6 Monate weiter geliefert).​ Das Problem sollte aber relativ klein sein, da die Daten der Eltern (mit der Adresse, welche auch für die Lernenden übernommen wird) nur bis zum 18. Geburtstag geliefert werden.

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Schulen, die bei mehreren Lernende das Flag auf einmal setzen möchten (z.B. alle, die abgeschlossen haben), können sich bei uns via Ticket melden. Wir setzen das Flag via Script.

Neue Lehrverträge

Der bisherige Bericht «Datenaustausch – neue Lernende» bleibt bestehen und kann nach wie vor genutzt werden. Diese Ansicht hier ist analog dem Bericht aufgebaut.

Es werden alle neuen Lehrverträge angezeigt. Abgleich der Lehrverträge: Eine Prüfung auf vorhandene Lehrverträge (LV-Nummer) erfolgt immer. Wenn der Lehrvertrag bereits vorhanden ist, dann wird der Datensatz nur aktualisiert.

Wenn bei der Suche oben, bei den Nicht-Datum-Feldern, keine Werte eingegeben werden, dann sucht es alle (kein Wert = *).

Die Klassenanmeldungen können ebenfalls hier vorgenommen werden (es können mehrere Lernende zusammen auf einmal in eine Klasse angemeldet werden). Sobald Lernende in eine Klasse angemeldet werden, verschwinden sie aus der Liste.

Import Mutationen

Hier findet sich eine Log-Übersicht von allen Mutationen (automatische und manuelle) pro Import Nummer.​

Noch in Umsetzung: Auswahl "Alle" bei Import Nummer. Vereinfacht die Suche nach der Personen ID.

FAQ 

Hier werden wir laufend häufig gestellte Fragen notieren.