Überblick

Ein Mal pro Jahr (jeweils Mitte Dezember, nach Abschluss der Probezeit) erfolgt die Erhebung der Daten für die Probezeit-Statistik. Seit einigen Jahren ist es möglich, diese Daten auch auf elektronischem Weg an die Bildungsstatistik zu übermitteln.
Im Wesentlichen geht es darum, eine Datei MXXXXX_Probezeit.csv an die Bildungsstatistik zu schicken. XXXXXX steht dabei für die jeder Schule zugeordnete eindeutige Schulnummer (vgl. Mittelschulstatistik, IM-Option 10060). Diese Datei muss alle Schülerinnen und Schüler der ersten Klassen (7. Schuljahr) und dritten Klassen (9. Schuljahr) enthalten - auch Klassen, die ganz oder teilweise aus Schülern zusammensetzen, die keine Probezeit haben. Schulen mit DMS- und HMS-Klassen nehmen zusätzlich die Probezeitklassen dieser Schultypen hinzu.
Die Datei MXXXXX_Probezeit wird mit Hilfe einer MiniInfo-Prozedur erzeugt. Sie enthält neben diversen anderen Feldern (Name, Vorname, Klasse, ad_id, ...) ein Feld «Probezeitergebnis», in dem die möglichen Ergebnisse wie folgt codiert sind: 
1Aufnahme
2Nichtaufnahme
3Anderer Austritt (Ortswechsel, freiwilliger Austritt)
4Provisorische Aufnahme (incl. verlängerte Probezeit und Rekursfälle)
5Keine Probezeit

Die Probezeittabelle wird schliesslich aus dem MiniInfo ins Excel exportiert, als CSV-Datei gespeichert und per Mail an die Bildungsstatistik weitergeleitet.
Neu ab Probezeit 2006: Wenn man SchülerInnen, die sich in einer (Kurzgymnasiums-) Probezeitklasse befinden, aber selbst keine Probezeit haben (z.B. weil sie aus dem Untergymnasium kommen), ebenfalls mit Briefen über ihren Leistungsstand informieren will, so wird diesen SchülerInnen ein sog. Zwischenzeugnis erstellt. Dieses Zwischenzeugnis ermöglicht der Probezeitstatistik nach der Endverarbeitung der Probezeit die Unterscheidung von SchülerInnen mit und ohne Probezeit! Der Preis für diesen Komfort ist, dass die Lehrpersonen die Probezeitnoten an zwei verschiedenen Arbeitsstationen erfassen müssen (Probezeitzeugnisse an der einen, Zwischenzeugnisse an der anderen).
 

Rahmenbedingungen

  1. Die folgenden IM-Optionen müssen korrekt abgefüllt sein:
    opt_idimoptionBeispiel
    10060Schul-ID der eigenen Schule laut BISTA29895
    10061report_type_ids der Probezeitzeugnisse, durch Kommata getrennt (z.B. 20, 21) . Die IDs der Probezeitzeugnistypen sind in der Tabelle report_type_name ersichtlich. Die Möglichkeit, mehr als eine ID anzugeben, ist für Schulen mit MAR- und DMS- oder HMS-Klassen gedacht. Die Prozedur, die die Daten zusammensucht, erkennt maximal drei report_type_ids! 20, 21

  2. In der Tabelle Code157 müssen die möglichen Austrittsgründe erfasst sein. Falls die Tabelle noch leer ist, übernimmt dies eine kleine Prozedur (s. Technisches)
  3. Der Promotionsentscheid «Probezeitverlängerung» muss in der Tabelle report_type_prom_code für die Probezeit-Zeugnistypen erfasst sein! Diesen Entscheid gibt es offiziell nur in der DMS (wenn nur eine der beiden Aufnahmebedingungen - Durchschnitt und Summe der ier tiefsten Noten - erfüllt ist). Durch den Eintrag in der Tabelle report_type_prom_code für MAR-Probezeit-Zeugnisse kann dieser Entscheid in Ausnahmefällen (z.B. Rekurs, Krankheit) auch bei MAR-Schülern in der Zeugnisverwaltung manuell gesetzt (und fixiert) werden.
  4. Die Prozedur spr_TAMMI_MSStatistik_PZ muss im MiniInfo (als IM-OLE-Prozedur, keine Parameter) korrekt administriert sein.
  5. Austritte während der Probezeit müssen mit dem Template «Schüleraustritt unter Jahr» wie folgt bearbeitet worden sein:


    ACHTUNG: Im Feld «Austrittsgrund» muss dabei der Grund «Probezeit: Austritt freiwillig» und NICHT «freiwilliger Austritt» angegeben werden!


  6. Die Probezeit muss abgeschlossen sein und die Schülerinnen und Schüler müssen mit dem Template «Probezeit Endverarbeitung» bearbeitet sein:

    SchülerInnen, die die Probezeit nicht bestanden haben, werden (seit Febraur 2013) nicht mehr aus der Klasse gelöscht, da die Probezeit seither ein ganzes Semester dauert.

  7. Behandlung der Spezialfälle
    SpezialfallIn Probezeittabelle aufführen?
    SchülerInnen, die sich am 15. September (dem Stichtag der Haupterhebung) in der Klasse befanden und vor dem Ende der Probezeit ausgetreten sindJa (Anderer Austritt)
    SchülerInnen, die vor dem 15. September ausgetreten sind (wird von MiniInfo-Prozedur automatisch erkannt) Nein
    SchülerInnen, die nach dem 15. September in die Probezeit eingetreten sind und diese bestanden habenJa (Bestanden)
    SchülerInnen, die nach dem 15. September in die Probezeit eingetreten sind und die Probezeit NICHT bestanden habenNein

 

Erstellen der Probezeittabelle

Vor dem Aufruf der entsprechenden MiniInfo-Prozedur müssen die richtigen Klassen im richtigen (Herbst-) Semester ausgewählt werden (erste und dritte Klassen Langgymnasium, erste Klassen Kurzgymnasium, DMS-Probezeitklassen, etc.)! Ob das aktuelle Semester bereits auf das Frühlingssemester umgestellt wurde oder nicht, spielt keine Rolle!
Die MiniInfo-Prozedur durchläuft
a) die SchülerInnen der ausgewählten Klassen
a1) mit Probezeitzeugnis --> Probezeit bestanden
a2) mit Probezeitzeugnis und dem Promotionsstand «verlängerte Probezeit» --> Verlängerte Probezeit
a3) ohne Probezeitzeugnis --> KEINE Probezeit
b) die SchülerInnen, die sich nicht in einer Klassen befinden, ein Austrittsdatum > August des laufenden Schuljahres haben und
b1) den Austrittsgrund «Probezeit: nicht bestanden» haben --> Nichtaufnahme
b2) den Austrittsgrund «Probezeit: freiwilliger Austritt» haben --> Anderer Austritt 
MiniInfo-Fenster.jpg

 

Versenden der Probezeit-Tabelle

Mit der schriftlichen Einladung für den elektronischen Datenverkehr erhält die/der Statistikverantwortliche der Schule die Schul-ID sowie ein Kennwort für die Verschlüsselung der Daten. Die mit dem MiniInfo erzeugte Tabelle wird ins Excel exportiert und dort unter dem Dateityp «CSV(Trennzeichen getrennt)» unter den vorgeschriebenen Namen (MXXXXX_Probezeit.csv) abgespeichert.
Wichtig ist, dass man diese Dateien nicht mit Doppelklick aus dem Windwos-Explorer oder dem Arbeitsplatz öffnet, sondern nur aus Excel via «Öffnen» (andernfalls wird das Format der Datei beschädigt).
Die CSV-Datei wird am Einfachsten via Datei-Upload an die BISTA weitergeleitet. Melde dich auf der Seite http://www.bista.zh.ch/egov mit den gleichen Zugangsdaten wie für die Haupterhebung an (Benutzer-ID und Passwort - vgl. Brief der Bista vom März):
Wähle die CSV-Datei mit den Probezeit-Statistikdaten aus und wähle die Option «Andere». Wird einer der anderen Datentypen ausgewählt, so erscheinen Fehlermeldungen!
Wenn der Upload erfolgreich verlief, so teile dies der BISTA per Mail an «Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!» mit!
Früher wurde die Datei in ein ZIP-Archiv gepackt und mit dem Kennwort verschlüsselt:
Anleitung für WinZip 8.0 (deutsch)
-----------------------------
- WinZip starten
- Neu
- Arbeitsordner wählen und Dateiname (z.B. 'Statistik') eingeben
- 'Hinzufügen': einschalten (Haken setzen)
- OK
- Im Fenster 'Hinzufügen' unter 'Ordner:' den Datenordner wählen und die zu komprimierenden Dateien markieren;
zum Markieren mehrerer Dateien die Taste 'Ctrl' gedrückt halten
- Vollständige Pfadangaben: ausschalten
- auf Schaltfläche 'Kennwort' klicken
- Kennwort eingeben (das Kennwort finden Sie auf dem Begleitbrief)
- OK
- Hinzufügen
- WinZip schliessen
- Die Datei (z.B. 'Statistik.zip') im E-Mail anhängen und an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! senden
 

Technisches

Nützliche Unterlagen, die das Klären von nicht eindeutigen Schul- und Gemeindecodes erleichtern, findet man auf der Homepage der Bildungsstatistik unter www.bista.zh.ch - Zahlen und Fakten - Über uns - Erhebungsdoku.

Prozeduren
TitelInhalt
Prozedur zum erstmaligen Abfüllen der Tabelle Code157 (Austrittsgrund)spr_create_table_code157.sql
MiniInfo-Prozedur «Probezeitstatistik-Tabelle erstellen» (Version vom 8.2.2013)spr_TAMMI_MSStatistik_PZ (Typ IM-OLE)
  • Datenformat für elektronischen Datentransfer (Handreichung der BISTA)
  • M-spez-Probezeit.doc
  • Template «Schüleraustritt unter Jahr»
  • Template «Probezeit Endverarbeitung» (Version vom 6.12.2012)
 
Intro Animation Züri Wappen