Ein Mal pro Jahr (jeweils Mitte Dezember, nach Abschluss der Probezeit) erfolgt die Erhebung der Daten für die Probezeit-Statistik. Seit einigen Jahren ist es möglich, diese Daten auch auf elektronischem Weg an die Bildungsstatistik zu übermitteln.

Im Wesentlichen geht es darum, eine Datei MXXXXX_Probezeit.csv an die Bildungsstatistik zu schicken. XXXXXX steht dabei für die jeder Schule zugeordnete eindeutige Schulnummer (vgl. Mittelschulstatistik, IM-Option 10060). Diese Datei muss alle Schülerinnen und Schüler der ersten Klassen (7. Schuljahr) und dritten Klassen (9. Schuljahr) enthalten - auch Klassen, die ganz oder teilweise aus Schülern zusammensetzen, die keine Probezeit haben. Schulen mit DMS- und HMS-Klassen nehmen zusätzlich die Probezeitklassen dieser Schultypen hinzu.
Die Datei MXXXXX_Probezeit wird mit Hilfe einer MiniInfo-Prozedur erzeugt. Sie enthält neben diversen anderen Feldern (Name, Vorname, Klasse, ad_id, ...) ein Feld «Probezeitergebnis», in dem die möglichen Ergebnisse wie folgt codiert sind: 

Die Probezeittabelle wird schliesslich aus dem MiniInfo ins Excel exportiert, als CSV-Datei gespeichert und per Mail an die Bildungsstatistik weitergeleitet.
Neu ab Probezeit 2006: Wenn man SchülerInnen, die sich in einer (Kurzgymnasiums-) Probezeitklasse befinden, aber selbst keine Probezeit haben (z.B. weil sie aus dem Untergymnasium kommen), ebenfalls mit Briefen über ihren Leistungsstand informieren will, so wird diesen SchülerInnen ein sog. Zwischenzeugnis erstellt. Dieses Zwischenzeugnis ermöglicht der Probezeitstatistik nach der Endverarbeitung der Probezeit die Unterscheidung von SchülerInnen mit und ohne Probezeit! Der Preis für diesen Komfort ist, dass die Lehrpersonen die Probezeitnoten an zwei verschiedenen Arbeitsstationen erfassen müssen (Probezeitzeugnisse an der einen, Zwischenzeugnisse an der anderen).