Sehen Sie alle Fragen und Antworten zur SAP Schnittstelle.

Fakturapositionen Minus Zeichen nicht vor Anzahl erfassen

• das Minus darf nicht vor der Anzahl erfasst werden! Das kann nicht an SAP übermittelt werden.
• das Miunus muss vor dem Betrag gesetzt sein (der Betrag muss Negativ sein die Anzahl positiv)

Dokumente im Anhang versenden

• im Status Definitiv können beliebige Dokumente (nur im PDF Format) mitgeschickt werden
• Wenn ein Anhang im Querformat mitgeliefert wird, muss im Dokumentnamen das Wort "quer" oder "querformat" vorkommen

Wie lange darf ein Adressfeld im Eco web sein ? 

• die Schnittstelle überträgt ca. 35 Stellen in SAP, alles was länger ist, wird abgeschnitten (Feld im SAP ist in cm)
• das gilt für alle Adressfelder im Eco web
• Strasse ist ein Mussfeld, die SAP Schnittstelle übernimmt ohne Strasse keine Rechnung !

Gehen Adressmutation im Eco web direkt via Schnittstelle in SAP? 

• Ja, die Adresse wird im SAP angepasst
• Achtung: Wenn für den gleichen Empfänger bereits eine Rechnung mit der neuen Schnittstelle übermittelt wurde, wird die Person mit der SAP-Kundennummer (findet man auf Person Zusatz) gesucht. Da im SAP noch die alte Adresse vorhanden ist, wird auch diese angezeigt. Erst mit dem Übermitteln der Rechnung wird die Adresse im SAP geändert.

An welche Email Adresse geht die Faktura ?

• es wird die E-Versand Adresse verwendet
• bei Minderjährigen wird automatisch die Email Adresse von der Mutter oder vom Vater ausgewählt , je nach Einstellung. Wenn keine E-mail Adresse vorhanden ist, wird als default die Email-Schule genommen, ist keine Eltern Email vorhanden muss diese erfasst werden.
• Ist eine Mailadresse Email Rechnungsversand erfasst, so geht die Rechnung an diese Adresse anstatt an die E-Versand-Adresse

 Werden Null Rechnungen übermittelt?

• SAP erlaubt keine Fakturen mit Wert 0.00, beim übermitteln an SAP passiert nichts, die Rechnung wird in den Status "An SAP übermittelt" versetzt
• Wenn der Kunde einen Beleg erhalten soll, kann dieser mit "Kopie drucken" aufgerufen und an den Kunden verschickt werden.

Wie werden Rechnungskopien gedruckt?

• Das muss die Rechnungsführerin aus SAP direkt erledigen
• Hier (Anwenderdokumentation Faktura) gibt es eine Anleitung dazu

Wie ist bei Mahnungen vorzugehen?

• Grundsätzlich ändert sich nichts
• Durch die Übermittlung des Verkaufsbüros (Information pro Mandant) an SAP wird auf Rechnung und Mahnung der korrekte Absender mit Ansprechsperson gedruckt
• Mahnungen gehen immer per Post raus (keine Mails)

Was passiert bei einer falschen Mailadresse?

• Wenn das Format korrekt ist, wird die Rechnung mit Mailadresse ins SAP übermittelt
• Der Versand erfolgt aus SAP direkt, es gibt keine Rückmeldung
• SAP geht davon aus, dass alle übermittelten Mailadressen korrekt sind

Was muss ich beachten bei bereits aufgebauten Fakturaelementen ?

•  das erfasste Konto und Kostenstelle wurde mit der SAP Materialnummer mittels Script überschrieben, vor der Übergabe ins SAP kontrollieren

Wie erstelle ich korrekte Gutschiften ?

• Mit ursprünglicher Rechnungsnummer erfassen (Doppelklick auf die SAP Rechnungsnummer, dann kann diese mit Ctrl+C kopiert werden)
• Die ursprüngliche SAP-Rechnungsnummer kommt ins Feld Ref. SAP Rechnungsnr.
• Betrag negativ
• Bericht Ausgabenbeleg_CI_SAP kann angehängt werden.  Das Auszahlungsformular separat unter Berichte aufrufen: Ausgabenbeleg für Word

 Ratenrechnungen Fakturabericht Einzelfaktur verwenden ! 

• Ratenrechnungen müssen mit dem Fakturareport Einzelfaktur erstellt werden. 

 Erscheint bei Ratenrechnungen die Eco web Beilage mit "Kopie drucken" ?

• Bei Ratenrechnungen wird keine Eco web Beilage mit der Funktion "Kopie drucken" im Modul Faktura erstellt. Die Eco web Beilage pro Rate kann im Register "Doc-History" im Modul Personen abgerufen werden.

Konto und Kostenstellen werden zusammengefasst zu SAP Materialnummern

• Im SAP können neu nur noch Materialnummern übernommen werden. Diese Materialien sind eine Verbindung aus Konto und Kostenstelle
• Die Rechnungsführerin bereitet die Liste pro Schule vor
• Die Felder für die Eingabe des Kontos werden blockiert und werden nicht mehr gebraucht, es muss nur noch die Kostenstelle geführt werden.

Lehrgangsfakturierung mit Personen wo die Rechnung an die Firma und auf Papier, und Rechnung an Teilnehmer per Email,
wie wird das Häkchen 'Faktura Versand mit Email' korrekt gesetzt ?

• Eco schaut auf das Häkchen - aber nicht beim Kursteilnehmer sondern beim Rechnungsempfänger
• Das Häkchen müsste also bei der Firma nicht gesetzt sein, beim Kursteilnehmer kann man es setzen

HFSV Kantonsbeiträge Fakturierung auch per Email möglich?

• die Weiterbildungsabteilungen dürfen für die HFSV Kantone eigene Adressen mit E-Mail Adresse eröffnen

AK Fakturierung per 15. Mai und 15. November auch per Email Faktura möglich?

• diese Adressen werden vom MBA erfasst und stehen allen Schulen zur Verfügung, wir klären mit den Kantonen  ab, ob eine Faktura per Email gewünscht wird und setzen das Häkchen.

 Wird weiterhin die Möglichkeit bestehen in einer Rechnung mehrere Positionen mit unterschiedlichen SAP-Materialnr. auszuwählen?

• Daran ändert sich nichts, die Rechnungsstellung bleibt wie bisher.
• Übrigens können neu auch bei den Fakturavorlagen mehrere Positionen mit verschiedenen Kostenstellen/Materialien angelegt werden.

Wann werden die Rechnungen verschickt?

• Jeden Dienstag und Donnerstag werden die bis dahin erstellten Rechnungen gedruckt, verpackt und von der Post abgeholt.(B-Post-Massenversand, 5 Arbeitstage bis Zustellung)
• Wenn an einem Tag mehr als 300 Rechnungen bei der Druckerei eintreffen (alle Schulen gemeinsam), werden diese am nächsten Tag verschickt
• Mail-Rechnungen gehen jeden Abend raus (ca. 22 Uhr)

 Wo landen die unzustellbaren Couvert ?

• diese kommen in das MBA, Rechnungswesen

 Wie kann ich die Kontaktperson auf der SAP-Rechnung ändern?

• Das muss per Mail bei Florian Bretscher bestellt werden (Verkaufsbüro anpassen)
• Ausnahme beim Mandant LSS: Bitte wendet Euch an den 1st-Level-Support SAP in der Baudirektion

Kann ich weiterhin ein Fakturajournal ausdrucken?

• Es gibt dafür einen neuen Bericht im Modul Faktura unter Berichte
• Der Bericht heisst Fakturajournal SAP

Wie sieht die Rechnung aus SAP aus?

• Kantons-Leu
• Absender gemäss Angabe "Verkaufsbüro" - pro Mandant definierbar
• Fakturatext: Gesamtbetrag gemäss Beilage
• Einzahlungsschein orange - SAP stellt erst im Sommer auf QR-Rechnungen um.
• Beilage ist die Eco web-Rechnung ohne Einzahlungsschein

Wie sehen die Couverts aus in welchen die Rechnungen verschickt werden?

• MBA-Couversts
• Absender: Ausstellungsstrasse 80, 8090 Zürich

Was geschieht, wenn ich eine Rechnung ans SAP übermittle und danach gleich storniere?

• Da die Rechnung gleich nach der Übermittlung ans SAP automatisch an die Druckerei weitergeleitet wird, wird diese gedruckt und verschickt.
• Das Gleiche passiert mit dem Storno

Mit welchem Absender werden Mail-Rechnungen verschickt?

• Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
• Das Mail geht so raus (Muster)

 Versandbestätigung-Logfile?

• Zugang: Faktura-Versandbestätigungen 2022 (zh.ch)
• Spalte CustomerNumber = SAP-Kundennummer _ SAP-Rechnungsnummer (mit der SAP-Rechnungsnummer kann im Eco web gesucht werden)

 Eine Rechnung im Status "Gelöscht aus Definitiv" -> neu fakturieren

• Im Modul Faktura den Status "Gelöscht aus Definitiv" abrufen und den Knopf oben rechts "neu fakturieren" drücken
• Es erscheinen zwei Meldungen siehe zwei Bilder unten welche mit "Speichern" ignoriert werden können
• Anschliessend das Fenster schliessen
  
  

Fehlermeldungen beim Übermitteln ans SAP

oder 

• Lösung: Kunde muss manuell im SAP eröffnet werden, Ticket erstellen (kann bei IC-Kunden der Fall sein)

• Lösung: Alte Kostenstelle zugeordnet oder kein Preis erfasst

• Lösung: Es wurde eine IC-Nummer hinterlegt, obwohl die Person kein IC-Kunde ist.
  IC-Debitorennummern können nur nach Rücksprache mit dem Rechnungswesen (Florian) hinterlegt werden.

• Wenn bei der Faktura Übermittlung die blaue Meldung "Die Faktura wird nicht an SAP übermittelt" erscheint, versucht es nochmals nach 90 Minuten.
• Grund: Die Übermittlung der Faktura wird im Moment der Übermittlung gesperrt, bis diese erfolgreich durchgeführt wurde.
• Gibt es während der Übermittlung einen Fehler, bleibt die Sperre bestehen.
• Alle 30 Minuten läuft ein Script, welches die Sperren, welche älter als eine Stunde sind, wieder lösen.
• Die Sperren werden gesetzt, um zu verhindern, dass Fakturen doppelt ans SAP übermittelt werden.