"Das Lifecycle-Management unterstützt die Bewirtschaftung von Daten; auf den Tenants steht nicht unendlich Speicherplatz zur Verfügung und Microsoft hat auch bereits damit begonnen, entsprechende Quota-Regelungen einzuführen."
"Teams werden durch das Microsoft Teams Lifecycle Management nicht einfach gelöscht, sondern erst dann, wenn Besitzer des Teams auf die Benachrichtigungen zur Erneuerung des Teams nicht reagieren."
Über Microsoft 365 Teams Lifecycle Management (Microsoft-365-Gruppen-Ablaufrichtlinie) lassen sich ungenutzte Teams finden und automatisiert bereinigen.
Wenn die Ablaufrichtlinie auf ein Team angewendet wird, erhalten die Besitzer des Teams eine Benachrichtigung zur Erneuerung des Teams. Ein Team gilt dann als abgelaufen, wenn die eingestellte Lebensdauer der Gruppe (in Tagen) erreicht wird.
Die Lebensdauer einer Gruppe ist auf 365 Tage eingestellt.
Gruppen, die aktiv verwendet werden, werden etwa 35 Tage vor Ablauf der Gruppe automatisch verlängert. In diesem Fall erhält der Besitzer keine Verlängerungsbenachrichtigungen. Jede der folgenden Aktionen verlängert automatisch eine Gruppe:
- SharePoint: Anzeigen, Bearbeiten, Herunterladen, Verschieben, Freigeben oder Hochladen von Dateien. (Das Anzeigen einer SharePoint-Seite zählt nicht als Aktion für die automatische Verlängerung.)
- Outlook: Beitreten oder Bearbeiten einer Gruppe, Lesen oder Schreiben von Gruppennachrichten aus der Gruppe und Like einer Nachricht (Outlook im Web).
- Teams: Besuchen Sie einen Teams-Kanal.
- Viva Engage : Zeigen Sie einen Beitrag in einer Viva Engage-Community oder eine interaktive E-Mail in Outlook an.
- Formulare: Anzeigen, Erstellen oder Bearbeiten von Formularen oder Übermitteln einer Antwort auf ein Formular.
Falls Gruppen nicht aktiv verwendet werden:
Jeweils 30 Tage, 15 Tage und einen Tag vor Erreichen der Ablaufdauer wird eine Benachrichtigung an den oder die Team-Besitzer gesendet. Dieser Benachrichtigungs-Prozess wurde so von Microsoft definiert und kann nicht angepasst werden.
Hinweis: Bitte helfen Sie uns dabei, Speicherplatz auf dem EDUZh-Tenant freizugeben. Falls das Team nicht mehr benötigt wird, bitten wir Sie, das Team nicht zu verlängern, indem Sie auf die Nachricht nicht reagieren.
Beispiel: "Gruppe verlängern" auswählen, wenn das Team wiederverwendet werden soll. Andernfalls diese Meldung ignorieren.
Erscheint eine Bestätigung:
Ebenfalls erhält man die Benachrichtigung in der Teams-App:
Fehlermeldung
Falls beim Klicken auf "Gruppe verlängern" die folgende Fehlermeldung erscheint: "The remote server returned an error: (403) Forbidden", löschen Sie bitte die Cookies im Standardbrowser, der beim Klicken auf "Gruppe verlängern" geöffnet wird, und versuchen Sie wieder.
