Freigegebene Postfächer (Shared Mailboxes) sind ein wichtiger Bestandteil von Exchange. Dass sie kostenlos sind, macht sie für viele Unternehmen interessant. Man muss sich aber der generellen Einschränkungen bewusst sein, und auch der Tatsache, dass diese von der Art und Weise der Einbindung abhängen.

Da man sich als freigegebene Mailbox nicht anmelden kann, muss Benutzern vom Administrator Zugriff gewährt werden.

 

Automatische Einrichtung in Outlook (Automapping)

Bei der Outlook Desktop-App greift nun die Automapping-Funktion. Per Autodiscovery bekommt der berechtigte Benutzer das freigegebene Postfach direkt in Outlook eingetragen. Weder Administrator noch Benutzer müssen also tätig werden, um das freigegebene Postfach einzubinden.

Abhängig davon, ob ein freigegebenes Postfach über Auto­mapping oder als sepa­rates Konto einge­bunden wird, lan­den versandte und ge­löschte Nachrichten ent­weder nur beim Benutzer oder im frei­ge­gebenen Post­fach. 

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Sobald Sie vom Administrator die Berechtigungen für eines freigegebenes Postfach bekommen haben, erscheint dieses normalerweise automatisch in Ihnem Postfach (Automapping), falls das Konto, das für das freigegebene Postfach berechtigt wurde, schon im Outlook vorhanden ist. Allerdings landen die vom freigegebenen Postfach gesendeten und gelöschten Nachrichten in Ihrem eigenem Postfach. Wenn vom Administrator in der Einstellungen des freigegebenen Postfach "Sende als" aktiviert wurde, werden die versandten Nachrichten vom Ordner "Gesendete elemente" des eigenen Postfaches im gleichen Ordner des freigegebenen Postfach kopiert. 

Falls das freigegebene Postfach nicht automatisch im Outlook Desktop-App erscheint:

Schritt 1:

Öffnen Sie Outlook.

Schritt 2:

Wählen Sie die Registerkarte Datei im Menüband aus.

Schritt 3:

Wählen Sie Kontoeinstellungen und dann Kontoeinstellungen im Menü aus.

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Schritt 4:

Wählen Sie die Registerkarte [E-Mail] aus. 

Schritt 5:

Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto hervorgehoben ist (1), und wählen Sie dann [Ändern] aus. (2)

Schritt 6:
Wählen Sie [Weitere Einstellungen] (3) > [Erweitert] (4) > [Hinzufügen] (5) aus.

Schritt 7:

Geben Sie die geteilte E-Mail-Adresse ein (6)

Schritt 8:

Wählen Sie [OK] (7) > [OK] aus. (8)

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Schritt 9:

Wählen Sie [Weiter] aus.

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Schritt 10:

Wählen Sie [Vorgang abgeschlossen] aus.

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 Weitere Informationen: Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook (Quelle: Microsoft)

 

Freigegebenes Postfach als Konto in Outlook einbinden (nicht empfohlen)

Wenn Sie ein freigegebenes Postfach wie ein normales Konto haben wollen, können Sie das freigegebenes Postfach in Outlook Desktop-App (Outlook-Client) als Konto einbinden. So landen gesendeten und gelöschten Nachrichten direkt im Ordner des freigegebenen Postfaches. Dieses Verfahren wird allerdings von Microsoft nicht empfohlen!

 

Um ein freigegebenes Postfach (z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) als Konto einzubinden:

Schritt 1:

Starten Sie Outlook und klicken Sie oben links auf den Reiter [Datei].

Schritt 2:

Wählen Sie unter [Informationen] und dann [+ Konto hinzufügen]

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Schritt 3:

Geben Sie die E-Mail-Adresse des geteilten Postfaches ein:

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Falls folgendes Fenster erscheint, geben Sie die Adresse des freigegebenen Postfaches ein, ohne das Passwort einzugeben, und wählen Sie [Weiter]:

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Schritt 4:

Wenn folgende Anmeldung erscheint, melden Sie sich an mit dem Schulkonto, die für das freigegebene Postfach berechtigt wurde. Wählen Sie [Mit einem anderen Konto anmelden]:

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Schritt 5:

Melden Sie sich an mit dem Schulkonto, die für das freigegebene Postfach berechtigt wurde und wählen Sie [Anmelden]:

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Schritt 6:

Endlich wählen Sie [Vorgang abgeschlossen]:

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Schritt 7:

Schliessen Sie Outlook und öffnen es erneut.

Jetzt erscheint in Ihrem Outlook Client das freigegebene Postfach als eigenes Konto:

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Hinweis: Sie können dann die "alte" Version des gleichen freigegebene Postfach gerade löschen, falls nach einer Weile noch vorhanden ist:

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Danach Outlook schliessen und es wieder öffnen.

 

 

Von - Feld im Outlook Desktop-App aktivieren

Sehen Sie bei einer neuen Nachricht das Feld "Von" nicht?

Schritt 1:

Wählen Sie in Outlook [Optionen]

Schritt 2:

Wählen Sie [Von] 

Schritt 3:

Geben Sie der Name des freigegebenen Postfaches ein (erscheint noch nicht automatisch)

Schritt 4:

Wählen Sie [OK]

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Weitere Informationen (Quelle: Microsoft)

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