Einheitliche Technik für Audio- und Videomedien (AV)
In der kantonalen Verwaltung sowie in den kantonalen Schulen kommt neu eine einheitliche Technik für Audio- und Videomedien (AV) für Unterrichts- und Besprechungsräume zum Einsatz. Für die Schulen der Sekundarstufe II steht die Dienstleistung per sofort zur Verfügung und wird Multimedia-Raumausstattung genannt.
Inhaltsverzeichnis
1. Multimedia-Raumausstattung: Neue Leistungen, Abläufe und Schnittstellen
2. Bezugspflicht
3. Warenkorb für Unterrichtsräume
4. Warenkorb für Besprechungsräume
5. AV-Fachplanung
6. Bestellablauf
7. Ende des Rahmenvertrags mit Swisspro, Ersatzteile und Garantieleistungen
8. Richtpreise und Verrechung
9. Anlaufstellen und Zuständigkeiten
1. Multimedia-Raumausstattung: Neue Leistungen, Abläufe und Schnittstellen
Der Service bietet verschiedene standardisierte Leistungspakete für die AV-Ausrüstung von Unterrichtsräumen und umfasst neben AV-Geräten auch die Installation, Konfiguration und Wartung sowie die Möglichkeit der AV-Fachplanung bei Spezialbedürfnissen (z.B. Auditorien).
Mit dem Wechsel zum neuen Anbieter AVS Systeme AG (AVS) und der Übergabe der Dienstleistung an die Service-Organisation im Amt für Informatik (AFI) sind die Abläufe und Schnittstellen neu definiert worden. In dieser Information erläutern wir Ihnen die neuen Abläufe und Zuständigkeiten. Bitte leiten Sie diese Information an die für AV-Medien zuständige Person weiter.
Für die kantonalen Schulen und die kantonale Verwaltung besteht eine Bezugspflicht. Dies bedeutet, dass für die Schulen der Sekundarstufe II Bestellungen für neue Geräte und Installationen seit dem 1. März 2023 ausschliesslich über den neuen Rahmenvertrag mit AVS zulässig sind. In Ausnahmefällen, in denen AVS spezielle Anforderungen auf Anfrage nicht erfüllen kann, können in Rücksprache mit dem Service Desk Sek II des Mittelschul- und Berufsbildungsamts (MBA) Dritte mit der Multimedia-Raumausstattung beauftragt werden. Erfolgt der Bezug über Dritte, können beim AFI keine Dienstleistungen bezogen werden.
3. Warenkorb für Unterrichtsräume
Für die Ausschreibung wurde mit dem DSC Sek II ein Referenzwarenkorb für Unterrichtsräume ausgearbeitet. Dieser umfasst sämtliche für den modernen Schulunterricht notwendigen Multimedia-Geräte. Zusammen mit AVS wurde dieser überprüft und angepasst. Zwischen April und Mai 2023 erfolgten in der Technischen Berufsschule Zürich (TBZ) eine Testinstallation sowie ein Testbetrieb für die Lehrerschaft. Parallel dazu erfolgte die Überarbeitung des Dokuments „Audiovisuelle Infrastruktur für Unterrichtsräume – Empfehlung“ des DSC Sek II.
Der Warenkorb für Unterrichtszimmer steht per sofort in einer ersten Version zur Verfügung kann mittels Bestellformular beim Service Desk Sek II bestellt werden. Der Warenkorb wird jährlich auf technische Neuerungen und Nutzerbedürfnisse evaluiert und angepasst.
4. Warenkorb für Besprechungsräume
Der Referenzwarenkorb für Besprechungsräume umfasst sämtliche für die hybride Zusammenarbeit mittels Microsoft Teams (online Meetings, Kollaboration) notwendigen Multimedia-Geräte. Im Sommer 2023 wird im AFI eine Testinstallation und anschliessend ein Testbetrieb erfolgen. Der Warenkorb für Bestellungen von einzelnen Komponenten sowie für die komplette Ausrüstung von Besprechungsräumen der Kategorien „klein“, „mittel“ und „gross“ wird im Sommer 2023 zur Verfügung stehen und ebenfalls mittels Bestellformular beim Service Desk Sek II bestellbar sein. Der Warenkorb für Besprechungsräume wird ebenfalls jährlich auf technische Neuerungen und Nutzerbedürfnisse evaluiert und angepasst.
Für Spezialräume wie Auditorien oder für die Ausrüstung ganzer Einheiten (neue Schulhäuser) besteht die Möglichkeit, bei AVS eine AV-Fachberatung zu beziehen. Bei einer Bestellung für einen oder mehrere Räume (Unterrichts- oder Besprechungsraum) erfolgt ebenfalls eine Begehung sowie eine Beratung durch AVS. Dazu muss keine AV-Fachplanung bestellt werden.
Ab sofort steht den Schulen eine formularbasierte Lösung bereit, die voraussichtlich bis zur Einführung der IKT-Grundversorgung gültig ist. Die PDF-Formulare für Bestellungen und Rückgaben von Multimedia-Raumausstattung sowie für AV-Fachplanung können über die Helpseite des DSC Sek II abgerufen werden. Die Bestellung für Multimedia-Raumausstattung läuft wie folgt ab:
- Die Bestellerin oder der Besteller füllt für Unterrichtszimmer oder AV-Fachplanung das Bestellformular aus und sendet dieses an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Bitte beachten Sie, dass die Finanzierung vor der Bestellung über das Schulbudget oder mit einer Ausgabenbewilligung des MBA sichergestellt sein muss. Entsprechende Angaben erfolgen mit dem Bestellformular.
- AVS nimmt mit der Bestellerin oder dem Besteller Kontakt auf zwecks Abklärungen und einer Besichtigung vor Ort.
- AVS erstellt eine Offerte. Die Bestellerin oder der Besteller prüft diese und gibt sie frei.
- AVS liefert, installiert, inventarisiert und nimmt die Multimedia-Raumausstattung zusammen mit der Bestellerin oder dem Besteller in Betrieb.
- AVS führt vor Ort eine Abnahmekontrolle durch und erstellt ein Abnahmeprotokoll.
Vom Standard abweichende Spezialbedürfnisse bedürfen einer vorgängigen Absprache mit dem DSC Sek II.
Für die Bestellung einer AV-Fachplanung werden die notwendigen Angaben auf dem Bestellformular für AV-Fachplanung erfasst. Anschliessend nimmt AVS Kontakt mit dem Besteller auf.
PDF-Formulare für Bestellungen, Rückgaben und AV-Fachplanung
Offertanfrage für AV-Fachplanung
Offertanfrage Multimedia-Raumausstattung
Rückgabe von Multimedia-Raumausstattung
7. Ende des Rahmenvertrags mit Swisspro, Ersatzteile und Garantieleistungen
Der bisherige Rahmenvertrag mit Swisspro wurde per 28. Februar 2023 beendet. Zwischen Swisspro und AVS besteht eine Übereinkunft, dass Garantieleistungen sowie Reparaturen durch AVS erbracht werden. Ersatzteile werden ebenfalls von AVS bereitgestellt. Störungen von bei Swisspro bezogenen AV-Installationen können an den Service Desk Sek II gemeldet werden. Für Geräte von Drittanbietern besteht keine Vereinbarung.
8. Richtpreise und Verrechnung
Das Dokument „Audiovisuelle Infrastruktur für Unterrichtsräume – Empfehlung“ des DSC Sek II basiert auf dem Warenkorb „Unterrichtszimmer“ und enthält Richtpreise für Standard-Unterrichtsräume. Ergänzend bestimmt das DSC Sek II Optionen und Varianten für die Anpassung an unterschiedliche Bedürfnisse der Schulen.
Für die Ausgaben sind die Bedarfsstellen entsprechend ihren Finanzkompetenzen verantwortlich. Eine diesbezügliche Bestätigung der Finanzierung erfolgt mit der Bestellung. Dabei sind interne Abläufe zwischen den Schulen und dem MBA (z.B. die Einreichung einer Ausgabebewilligung) weiterhin zu beachten. Leasing oder Miete sind nicht möglich.
Die Kosten für die Instandhaltung werden nach dem Verursacherprinzip weiterverrechnet.
9. Anlaufstellen und Zuständigkeiten
Der Service Desk Sek II ist die erste Anlaufstelle bezüglich der Dienstleistung Multimedia-Raumausstattung für die Schulen bei Bestellungen, Fragen oder Störungen:
Telefon: 043 259 77 27
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
Montag bis Freitag 07:30 - 12:00 / 13:00 - 17:30
Vorgehen bei einem Störungsfall
Die Schule meldet den Störungsfall dem Service Desk Sek II und macht folgende Angaben zur Störung:
- Genaue Standortadresse der betroffenen Anlage (Serviceobjekt)
- Ansprechpartner vor Ort inklusive Mobiltelefonnummer und E-Mail-Adresse
- Raumnummer und -name (sofern verfügbar)
- Beschrieb der Störung
- Rechnungsadresse
- Nummern und Codes (z.B. Seriennummern und Fehlercodes), die für die Abrechnung der Leistungen seitens Leistungserbringerin nötig sind.
Der Service Desk Sek II reicht die Angaben bezüglich der Störung anschliessend an AVS weiter. AVS tritt danach direkt mit den Schulen in Kontakt.
