Richten Sie OneDrive for Business ein und erfahren Sie alles zu den Möglichkeiten in OneDrive.
Inhalt dieser Dokumentation:
- OneDrive for Business einrichten
- Dokumente
- Links
- Apps für Mobile Geräte
- OneDrive Sync einrichten
- Geteilte Bibliotheken
OneDrive for Business einrichten
OneDrive for Business ist Ihre persönliche Dateiablage, in der Sie ihre Dokumente speichern können, die überall über das Internet verfügbar sein sollen. Es steht Ihnen 1 TB Speicherplatz zur Verfügung. Verwechseln Sie OneDrive for Business nicht mit dem privaten Cloud-Speicher OneDrive von Microsoft. OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive Personal durch die stärkere Einbindung zahlreicher Enterprise-Funktionen der Business- und Schul-Versionen von Office 365.
Sie gelangen über das Schulportal auf OneDrive for Business, indem Sie oben links auf die App Launcher Schaltfläche klicken.
Kilcken Sie anschliessend auf [OneDrive].
Falls Sie OneDrive for Business zum ersten Mal öffnen, muss der Speicherplatz zuerst noch eingerichtet werden. Dies kann ein paar Minuten dauern.
Klicken Sie auf den Link [+ Neu]. Sie erhalten eine Auswahl von möglichen Dokumenten bzw. Ordnern, die Sie erstellen können. Wählen Sie den gewünschten Typ aus.
Als Beispiel wurde ein Word-Dokument erstellt. Das neue Dokument wird direkt in Ihrem Browser in der entsprechenden Web-App im Bearbeitungsmodus geöffnet. Lesen Sie dazu mehr unter "Dokument bearbeiten". Den Namen des Dokuments können Sie direkt in der Titelleiste der Web-App ändern, indem Sie auf den aktuellen Namen klicken und diesen überschreiben.
Sie können Dokumente auf verschiedene Arten hochladen. Die gängigsten werden hier vorgestellt.
Dropdown Menü:
Klicken auf den Link [Hochladen] und im erscheinenden Dropdown-Menü auswählen, ob Dateien oder Order mit deren Inhalt hochgeladen werden sollen.
Es wird ein Popup geöffnet, in welchem Sie das gewünschte Dokument oder den gewünschten Ordner auf ihrem Computer auswählen können. Es ist auch möglich mehrere Dokumente oder Ordner gleichzeitig hochzuladen. Klicken Sie darauf bei Dokumenten auf [Öffnen] oder bei Ordnern auf [Ordner auswählen] um das Hochladen zu starten.
Der Internet Explorer bildet hier eine Ausnahme. Mit ihm können keine Ordner, sondern nur Dateien per Dropdown Menü hochgeladen werden.
Drag&Drop:
Mit den aktuellsten Browsern können Sie von der Drag&Drop-Funktionalität profitieren. Das heisst, dass Sie mehrere Dokumente gleichzeitig von ihrem Computer in OneDrive for Business oder einen Unterordner „ziehen“ können.
Windows Explorer:
Sie können Ihre OneDrive for Business Dateien auch im Windows Explorer öffnen. Diese Variante funktioniert nur mit dem Internet Explorer.
Klicken Sie dazu rechts oben auf das Symbol , um die Ansicht zu wechseln und wählen Sie im Menü [Im Datei-Explorer anzeigen].
OneDrive for Business wird danach im Windows Explorer geöffnet, in dem Sie alle bekannten Operationen durchführen können.
Bei allen Varianten erkennen Sie die neu erstellten Dateien und Ordner in OneDrive for Business an der Glimmer Markierungen (drei kleine blaue Linien), die neben einer Datei oder einem Ordner angezeigt werden.
Sobald Sie ein Dokument markieren, ändert sich oben die Menüleiste. Es werden diverse Aktionen für die Auswahl angeboten. So können Sie zum Beispiel das Dokument öffnen, freigeben, löschen und mehr. Werden ausserdem die drei Punkte angezeigt, können noch weiterer Aktionen ausgewählt werden.
Ganz rechts können Sie zudem die Schaltfläche mit dem anklicken, um eine Vorschau und diverse weitere Informationen zum ausgewählten Dokument zu erhalten.
Kontextmenü:
Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, oder durch Klick auf die drei Punkte neben dem Dokument, wird das Kontextmenü angezeigt. Hier werden Ihnen die wichtigsten Funktionen, die mit der Datei oder dem Ordner möglich sind, angezeigt.
Für die Dokumenttypen Word, Excel, PowerPoint und OneNote stehen Ihnen Web-Apps zur Verfügung. Über diese Web-Apps erhalten Sie eine kleine Vorschau, können das Dokument vollumfänglich im Browser betrachten und auch leicht bearbeiten. So haben Sie den Vorteil, schneller den Inhalt des Dokumentes zu sehen und zu bearbeiten. Ausserdem müssen Sie die Desktop-Apps, z.B. von Office 365, nicht unbedingt installiert haben.
Dokument online bearbeiten:
Wenn Sie auf einen Dokumentnamen klicken, wird das Dokument in der entsprechenden Web-App im Browser geöffnet.
Office Online bietet einen grundsätzlichen Funktionsumfang an, der für den normalen Gebrauch ausreichend ist. Falls Sie dennoch zur lokal installierten Desktop-App wechseln möchten, können Sie wie im Kapitel "Dokument lokal bearbeiten" beschrieben vorgehen.
Dokumente lokal bearbeiten:
Möchten Sie das Dokument in der lokal installierten Desktop-App bearbeiten, klicken Sie im jeweiligen Web-App auf [In Desktop-App öffnen].
Ist das Dokument lokal bereit, können Sie das Hinweisfenster im Browser schliessen.
Über das Kontextmenü kann das Dokument auch direkt in der entsprechenden Office Applikation geöffnet werden. Wählen Sie dazu im Kontextmenü zum Dokument [Öffnen] und anschliessend [In der App öffnen] aus.
Bestätigen Sie die anschliessende Meldung mit Klick auf [Word öffnen], damit ihr Dokument in der Office Applikation geöffnet wird.
Dokumente kopieren / verschieben:
Dokumente und Ordner können an eine andere Stelle in ihrer Dateistruktur kopiert oder verschoben werden. Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument oder den Ordner. Es können auch mehrere Elemente gleichzeitig angewählt werden. Klicken Sie anschliessend oben auf [Verschieben nach] oder [Kopieren nach].
Wählen Sie anschliessend den gewünschten Zielordner aus oder erstellen Sie einen neuen Ordner. Bestätigen Sie abschliessend die Aktion.
Alternativ können Sie Dokumente und Ordner auch einfach per Drag&Drop in Unterordner ziehen.
Dokumente und Ordner können an andere Benutzer innerhalb und ausserhalb Ihrer Schule freigegeben werden, um diese gemeinsam zu bearbeiten. Benutzer ausserhalb Ihrer Schule benötigen zur Bearbeitung des Dokumentes ein Microsoft- oder ein Office 365-Konto, um sich anzumelden.
Freigabe erteilen:
Sie können das freizugebende Dokument, den freizugebenden Ordner markieren und danach in der Menüleiste auf [Teilen] klicken oder Sie klicken direkt rechts vom Namen auf das „Teilen“- Symbol.
Standardmässig wird das gewählte Dokument den Personen, denen Sie den Link senden, zur Bearbeitung freigegeben. Wollen Sie dies ändern, lesen Sie bitte die Informationen zu den Link Berechtigungen im Kapitel "Link Berechtigungen".
Geben Sie im nächsten Fenster die E-Mail-Adresse(n) der gewünschten Person(en) ein. Es werden bei der Eingabe Vorschläge aus ihrem Adressbuch gemacht. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine kurze Notiz anbringen. Klicken Sie abschliessen auf [Senden].
Der Versand wird Ihnen bestätigt und das Dokument erhält nun den Status „Geteilt“. Die gewählte(n) Person(en) erhält(en) eine E-Mail mit dem Link zum Dokument.
Freigabe entziehen:
Ist z.B. die gemeinsame Bearbeitung an einem Dokument beendet, macht es Sinn die Freigabe wieder zu entziehen.
Nicht mehr teilen:
Um bei einem Dokument die komplette Freigabe zurückzuziehen, d.h. das Dokument kann nur noch durch Sie bearbeitet werden, klicken Sie in der Spalte „Freigabe“ auf das Symbol mit den zwei Personen (
). Klicken Sie im nun geöffneten Seitenfenster auf [Nicht mehr teilen] und bestätigen Sie mit Klick auf [Nicht mehr teilen] die Rücknahme der Freigaben.
Der Status des Dokuments unter „Freigabe“ wird zurückgesetzt und nur Sie sind noch berechtig das Dokument zu bearbeiten.
Einzelne Freigaben zurücknehmen:
Um einzelne Freigaben zurücknehmen, klicken Sie in der Spalte „Freigabe“ auf das Symbol mit den zwei Personen (). Im Seitenfenster öffnen Sie nun die Liste mit den Freigaben und klicken bei der entsprechenden Freigabe auf das Kreuzchen, um diese zurückzunehmen. Bestätigen Sie mit Klick auf [Entfernen].
Ein unschöner Nebeneffekt ist leider, dass wenn Sie auch die letzte Freigabe mit dieser Methode entfernen, der Status der Datei trotzdem auf „Geteilt“ bleibt. Dies können Sie ändern indem Sie wie im Kapitel "Freigabe entziehen" beschrieben vorgehen.
Datei aus „Geteilt“ entfernen:
Dokumente, die für Sie freigegeben wurden, finden Sie in Ihrem OneDrive for Business links unter [Geteilt] und [Mit mir geteilt].
Sie können Dateien aus dieser Liste entfernen, indem Sie sie markieren und [Aus dieser Liste „Geteilt“ entfernen] klicken.
Bestätigen Sie die Aktion abschliessend mit Klick auf [Entfernen].
Dokumente löschen und wiederherstellen
Versionierung:
Jedes Mal, wenn Sie eine Datei bearbeiten, speichern und wieder schliessen, erstellt das System eine neue Version. Pro Datei werden maximal 500 Versionsstände gespeichert. Die ältesten Versionen werden dann automatisch gelöscht.
Die Versionierung ist eine Art Backup-Komponente, damit Sie eine Datei wiederherstellen können, falls diese ausversehen verändert wurde. Sie können alte Versionen einsehen und wiederherstellen. Markieren Sie dazu die gewünschte Datei und wählen Sie bei den Dateiaktionen [Versionsverlauf]. Allenfalls versteckt sich diese Aktion innerhalb der drei Punkte.
Auf der rechten Seite erscheint ein neuer Bereich mit einer Liste aller Versionen der gewählten Datei. Sie können mit dem Mauszeiger über eine Version fahren und dann die drei Punkte auswählen. Darüber können Sie dann eine alte Version öffnen, löschen oder wiederherstellen.
Wenn Sie eine Version wiederherstellen, wird diese automatisch zur neuesten Version, bleibt aber auch mit der ursprünglichen Versionsnummer bestehen.
Papierkorb:
Alle Ordner und Dokumente, die Sie löschen, werden in den Papierkorb verschoben. Dort bleiben sie während 93 Tagen gespeichert. Nach diesen 93 Tagen werden die Dateien in den „endgültigen Papierkorb“ verschoben und bleiben dort nochmals für 93 Tage bestehen. Danach sind die gelöschten Dateien definitiv entfernt und können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Um ein Dokument wiederherzustellen, öffnen Sie links in der Navigation den Papierkorb
Markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie oben auf [Wiederherstellen].
Das Dokument wird an den ursprünglichen Ort zurückverschoben.
Den „Endgültigen Papierkorb“ finden Sie über den entsprechenden Link unten im Papierkorb.
Das Wiederherstellen funktioniert analog der Wiederherstellung aus dem normalen Papierkorb.
Link erstellen:
Falls Sie ein Dokument einer Person auf anderem Weg als der E-Mail Freigabe freigeben möchten, können Sie auch einen Link zum Dokument generieren lassen und diesen der Person zukommen lassen.
Markieren Sie dazu das Dokument und klicken oben auf [Link kopieren]. Mit Klick auf [Kopieren] kopieren Sie den entsprechenden Link in die Zwischenablage und können ihn dann nach Wunsch dort einfügen, wo sie möchten.
Link Berechtigungen:
Zum Erteilen von Freigaben auf eine Datei oder Ordner ist ein wichtiges Thema die Berechtigung. In den Zugriffsoptionen haben Sie die Möglichkeit, die Zugriffsebene einzuschränken. Wenn Sie die Bearbeitung deaktivieren möchten, können Sie Betrachtern auch verwehren, die Datei herunterzuladen.
Wählen Sie nach dem Klick auf [Teilen] oder [Link kopieren] die Schaltfläche für die Zugriffsoptionen aus.
Jeder mit dem Link:
„Jeder mit dem Link“ ermöglicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von ausserhalb Ihrer Organisation einschliessen.
Für diese Auswahl können Sie auch ein Ablaufdatum einrichten, nach dem der Link den Zugriff nicht mehr gewährt wird. Möglicherweise ist es in Ihrer Organisation erforderlich, dass alle Links nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ablaufen. Ist dies der Fall, können Sie nur ein Verfallsdatum festlegen, das kürzer, aber nicht länger als die Vorgabe ist.
Personen bei "SekII Zürich":
„Personen bei "SekII Zürich“ ermöglicht jeder Person, welche ein Login auf der gemeinsamen Office 365 - Lösung hat und im Besitz des Links ist, Zugriff auf die Datei, ganz gleich, ob sie ihn direkt von Ihnen erhalten hat oder ob er ihr von einer anderen Person weitergeleitet wurde.
Personen mit Zugriff:
„Personen mit Zugriff“ bietet einen Link, der von denjenigen Personen verwendet werden kann, die bereits auf die Datei oder den Ordner zugreifen können. Die Berechtigungen für das Element werden nicht geändert. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie jemandem einen Link senden möchten, der bereits Zugriff hat.
Bestimmte Personen:
„Bestimmte Personen“ erstellt einen Link, den nur die von Ihnen angegebenen Personen für den Zugriff auf die Datei oder den Ordner verwenden können. Wenn Sie diese Option auswählen, geben Sie die Namen oder E‑Mail-Adressen der Personen ein, denen Sie Zugriff auf die Datei oder den Ordner gewähren möchten.
Verwenden Sie diese Funktion, um Dateien oder Ordner für Personen innerhalb oder ausserhalb Ihrer der Organisation freizugeben und Sie sicherstellen möchten, dass der Link nicht funktioniert, wenn er an andere weitergeleitet wird.
Bearbeitung und Download:
Nachdem Sie die Person oder den Personenkreis ausgewählt haben, der/dem Sie Zugriff gewähren möchten, können Sie auswählen, was diese mit dem Link tun können. Standardmässig ist die Option [Bearbeiten zulassen] aktiviert.
Sollen andere Personen Ihre Dateien aber nur anzeigen können, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen [Bearbeitung zulassen]. Dies kann weiter eingeschränkt werden, indem Sie die Option [Download blockieren] auswählen, was bedeutet, dass auch keine Möglichkeit zum Herunterladen, Drucken oder Kopieren der Datei besteht. Ausserdem kann die Datei nur noch in der Web-App angezeigt werden und nicht mehr in der Desktop-App oder in mobilen Clients. Diese Option kann erst ausgewählt werden, wenn die Bearbeitung deaktiviert wurde.
Beim Personenkreis „Personen mit Zugriff“, ist diese Auswahl nicht möglich, da hier die Einstellungen global von OneDrive for Business geregelt sind.
Für Mobile Devices mit iOS und Android gibt es OneDrive Apps, mit denen Sie auch in ihrem OneDrive for Business Account anmelden können. Sie finden die Apps in den jeweiligen Stores oder unter folgenden Links:
- iOS: https://itunes.apple.com/ch/app/onedrive-cloud-storage-for/id477537958?mt=8
- Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.skydrive&hl=de
OneDrive Sync auf Client Windows 10 einrichten
Auf Windows 10 ist der OneDrive Sync Client vorinstalliert. Öffnen Sie im Browser den OneDrive und klicken Sie auf [Synchronisieren].
Sie werden von Ihrem Browser gefragt, ob Sie „Microsoft OneDrive“ öffnen möchten. Klicken Sie auf [Öffnen].
Es wird der OneDrive Sync Client gestartet. Sie sehen bereits Ihren Benutzernamen eingetragen. Klicken Sie auf [Anmelden].
Geben Sie anschliessend Ihr Passwort ein. Sie können anschliessend bei Bedarf den Speicherort für OneDrive ändern. Klicken Sie bei Bedarf auf [Speicherort ändern] ansonsten auf [Weiter].
Anschliessend werden Ihnen noch einige Anweisungen angezeigt, wie der OneDrive Sync Client funktioniert. Klicken Sie jeweils auf [Weiter].
Am Schluss können Sie auf [Meinen OneDrive öffnen] klicken.
Es wird der Windows Explorer geöffnet, wo Sie dann Ihre Dateien und Ordner sehen. Unten rechts in der Taskleiste integriert sich die OneDrive Wolke. Wenn Sie diese anklicken, sehen Sie den Synchronisationsstatus.
OneDrive Sync auf Client macOS einrichten
Öffnen Sie auf Ihrem Mac den Mac App Store, suchen Sie nach «OneDrive» und starten Sie die Installation.
Öffnen Sie «OneDrive» nach der Installation.
Der Sync Client wird gestartet. Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Benutzerdaten der Schule am OneDrive Sync Client an.
Sie müssen danach den gewünschten Speicherort für die synchronisierten Daten auf Ihrem Mac auswählen. Klicken Sie dafür auf [Speicherort für den OneDrive-Ordner wählen].
Es wird der Mac Finder geöffnet. Wählen Sie dort Ihren Benutzerordner aus.
Bestätigen Sie die Auswahl nochmals mit [Weiter].
Es erscheint eine Beschreibung für die Funktion „Dateien bei Bedarf“ (erst ab macOS 10.14 verfügbar). „Dateien bei Bedarf“ ermöglicht es, dass standardmässig nur Links zu den Dateien auf OneDrive angezeigt werden. So wird der Festplattenspeicher nicht unnötig belastet. Erst wenn Sie eine Datei auswählen, wird eine temporäre Kopie heruntergeladen. Sie können aber auch für jede Datei oder jeden Ordner definieren, dass diese immer verfügbar sein müssen.
Klicken Sie auf [Erweiterungseinstellungen öffnen], damit der Status der einzelnen Dateien auch im Finder angezeigt wird.
Es wird ein neues Fenster geöffnet. Aktivieren Sie das Häkchen bei „OneDrive Finder Integration“.
Aktivieren Sie das Häkchen, damit der OneDrive Sync Client beim Starten von macOS automatisch geladen wird.
Es wird danach der Finder gestartet und die Verknüpfungen geladen. Die OneDrive Wolke integriert sich oben in der Leiste. Darüber sehen Sie den Status der Aktualisierung.
