Anbei die wichtigsten Infos betreffend Zeiterfassung zusammengefasst. Die Weisung für den Umgang mit Ferien, Mehrzeit, Dienstaltersgeschenk und Überzeit ist Bestandteil dieses Merkblattes.
Freigabe & Visierung von Arbeitszeitbuchungen
Arbeitszeitbuchungen sind jeweils bis am 10. des Folgemonates an die Vorgesetzten freizugeben. Bis am 15. des Folgemonats sind die Buchungen von den Vorgesetzten zu visieren.
Mindestpause (§ 119 Abs.1 VVO)
Nach 6 Stunden Arbeit muss eine Pause von mindestens 30 Minuten eingehalten werden.
Tagesmaximum (§ 120 Abs. 2 VVO)
An einem Tag darf grundsätzlich nicht mehr als 11 Stunden gearbeitet werden.
Buchung bei Z01 Ferien
Beim Bezug von einzelnen Tagen Ferien muss die Regelarbeitszeit* gebucht werden (auch bei Teilzeitangestellten!). Bei wochenweisen Ferien (Mo-Fr) kann die Sollzeit durchgebucht werden. Mindestens einmal pro Jahr müssen zwei Wochen zusammenhängende Ferien bezogen werden (§ 81 Abs. 2 VVO).
*Wird anhand des Formulars „Vereinbarung Regelarbeitszeit“ überprüft.
Buchung bei Z03 Krankheit / Z06 Berufsunfall / Z07 Nichtberufsunfall
Bei einzelnen Krankheits- oder Unfalltagen/-stunden ist jeweils maximal die vereinbarte Regelarbeitszeit zu buchen. An Tagen, an welchen grundsätzlich nicht gearbeitet wird, dürfen auch keine Buchungen vorhanden sein.* Ausnahme: Bei wochenweisen Abwesenheiten (Mo-Fr) kann die Sollzeit durchgebucht werden.
*Wird anhand des Formulars „Vereinbarung Regelarbeitszeit“ überprüft.
Buchung bei Z04 Arzt/Zahnarzt
Arzttermine sind grundsätzlich in die Freizeit zu legen (insbesondere bei Teilzeitarbeit) oder wenn nicht möglich, an Randstunden. An Tagen, an welchen grundsätzlich nicht gearbeitet wird, dürfen auch keine Buchungen vorhanden sein.* Der Weg von und zum Arzt gilt nicht als bezahlte Arbeitszeit. Der Arzttermin vor Ort darf gebucht werden. An Tagen mit einem Arztbesuch, darf keine Mehrzeit generiert werden (max. die vereinbarte Regelarbeitszeit).
*Wird anhand des Formulars „Vereinbarung Regelarbeitszeit“ überprüft.
Buchung bei interner Weiterbildung
Wird an einer internen Weiterbildung teilgenommen, darf an diesem Tag grundsätzlich keine Mehrzeit generiert werden. Bei einem ganzen Tag dürfen 8:24 h erfasst werden, auch wenn dies nicht der SOLL- oder Regelarbeitszeit entspricht.
Buchung bei Z13 Bez. Urlaub für ext. Weiterbildung
Für externe Weiterbildungen benötigt es eine Bewilligungsverfügung. Die Personalabteilung richtet für externe Weiterbildungen unter der Rubrik Z13 ein entsprechendes Guthaben ein. Es darf ausschliesslich auf diese Rubrik gebucht werden! Auch hier darf keine Mehrzeit generiert werden (max. die vereinbarte Regelarbeitszeit/Tag).
Buchung bei Z08 DAG / Z09 Öffentliches Amt / Z10 Nebenbeschäftigung
Bei diesen Rubriken erhält man ein Guthaben durch die Personalabteilung, welches nicht überschritten werden darf. Beim öffentlichen Amt und bei der Nebenbeschäftigung ist vorgängig eine formelle Bewilligung durch die Vorgesetzten und das HR nötig.
Buchung bei Z17 Urlaub anderer Elternteil
Bei dieser Rubrik erhält man durch Abgabe des Geburtsscheines ein Guthaben von 2 Wochen durch die Personalabteilung, welches innerhalb von 6 Monaten bezogen werden muss.
Buchung bei Z02 Bezahlter Urlaub
Familiäre/persönliche Angelegenheiten (z. B. Hochzeit, Beerdigung, Wohnungswechsel, Krankheit Kinder) werden auf die Rubrik Z02 gebucht. Es gelten die maximalen Ansprüche gem. §85 bis §87 VVO. Auch hier darf an diesem Tag keine Mehrzeit generiert werden (max. die vereinbarte Regelarbeitszeit).
Buchung bei Z05 Oblig. Militär-, Zivil(schutz)dienst
Das Aufgebot sowie die EO-Meldekarten sind zwingend und rechtzeitig im HR abzugeben (§ 114 VVO). Auch hier darf keine Mehrzeit generiert werden (max. die vereinbarte Regelarbeitszeit/Tag).
Buchung bei Z20 Bezug GLAZ-Tag (§ 124 VVO)
Eine zusammenhängende Kompensation von GLAZ-Tagen (von mehr als einem Tag) ist erst nach dem Bezug der Ferien zulässig („Ferien- vor GLAZ-Bezug“). Der Bezug von einzelnen GLAZ-(Halb-)tagen ist erlaubt. Pro Jahr sind maximal 15 GLAZ-Tage erlaubt.
Erfassen von Abwesenheiten etc. bei reduziertem Beschäftigungsgrad*
Die Wochenarbeitszeit wird von Inova.Time auch bei reduziertem Beschäftigungsgrad auf 5 Arbeitstage (Mo-Fr) gleichmässig verteilt. Teilzeitangestellte arbeiten jedoch oft nicht jeden Tag reduziert, sondern einzelne ganze Tage (8:24 h) und erfassen dies entsprechend im Inova.Time. Die Mitarbeitenden generieren an den Arbeitstagen Mehrstunden, welche sich bis Ende Woche wieder mit den freien Tagen ausgleichen. Bei einer Abwesenheit infolge Krankheit etc. an einem Wochentag, welcher in der Regel kein Arbeitstag ist, ist keine Absenz zu erfassen. Bei einer Woche Ferien etc. ist die ganze Woche als Ferien mit der Sollzeit zu erfassen.
*Wird anhand des Formulars „Vereinbarung Regelarbeitszeit“ überprüft.
Controlling durch die HR-Abteilung
Alle Reports stehen auch den Linienvorgesetzten zur Verfügung.
Monatliche Kontrollen
- Kontrolle Mindestpause (L1060)
- Kontrolle Sollzeitüberschreitung (L1065)
Monatsabschluss
- Freigabe/Visierung Arbeitszeitbuchungen
Quartalweise Kontrollen
- Kontrolle Gleitzeit (L1000)
- Kontrolle Feriensaldo (L1010)
Quelle
E-Mail: MBA-Info vom 7. März 2023 14:31 --> Allgemeine Informationen --> Zeiterfassung Inova Time
