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End-Users
- Synchronisierung einer SharePoint-Datenablage auf Citrix, Schulgeräte oder BYOD
- Hochladen eines Office-Dokuments in die SharePoint-Datenablage
- Browser
- Datenübertragung zwischen Citrix und lokalem Gerät
- Citrix: PDF-Dokumente auf SharePoint speichern anhand des Adobe-Kontos
Nur für Power-Users
Synchronisierung einer SharePoint-Datenablage auf Citrix, VDI, Schulgeräte oder BYOD
Die Synchronisierung der SharePoint-Datenablage auf Citrix oder VDI ist nicht möglich, da OneDrive nicht auf Citrix installiert werden kann. Daher bleibt die folgende Anforderung ohne Umsetzung.
Die Synchronisierung der SharePoint-Datenablage auf Schulgeräte und BYOD ist hingegebn möglich.
Hochladen eines Office-Dokuments in die SharePoint-Datenablage
Hinweis: Dieses Verfahren funktioniert nur mit Office-Dateien.
Schritt 1:
Sobald eine Office-Applikation geöffnet wird, muss darauf geachtet werden, dass man mit dem richtigen Konto angemeldet ist, das Zugriff auf die betreffende SharePoint-Datenablage hat. Manchmal erscheint das Konto zwar bereits als angemeldet, dennoch muss man sich erneut anmelden, bis die Fehlermeldung verschwindet:
Schritt 2:
So kann man auf diese Weise ein Office-Dokument in der SharePoint-Datenablage speichern:
- «Datei» auswählen
- «Speichern unter» auswählen
- «Durchsuchen» auswählen
- Mit dem Konto anmelden, das Zugriff auf die betreffende SharePoint-Datenablage hat
- Oben im Datei-Explorer die URL der Websitesammlung eingeben
Falls folgende Fehlermeldung erschient, wieder zurück zum Schritt 1 gehen:
Schritt 3:
Jetzt kann man das Dokument in einem beliebigen Ordner der SharePoint-Datenablage speichern:
Browser
Das Hochladen oder Verschieben einzelner Dokumente auf der Datenablage über den Browser ist ohne Einschränkungen möglich:
Datenübertragung zwischen Citrix und lokalem Gerät
Für gewisse Aufgaben kann es nützlich sein, Dateien von Citrix auf das lokale Gerät zu übertragen.
Um Dateien zwischen Citrix und dem lokalen Gerät zu übertragen, kann im C:-Laufwerk des lokalen Geräts ein Ordner erstellt werden (z. B. „ShareToCitrix“):
Dann findet man den Ordner auf Citrix wieder:
Anstelle des im Beispiel genannten Ordners kann auch direkt eine SharePoint-Bibliothek verwendet werden, die über die OneDrive-App mit dem lokalen Gerät synchronisiert wurde.
Beispiel:
Die Dokumentbibliothek „Management“ aus einer SharePoint-Websitesammlung wird mit dem lokalen Gerät synchronisiert:
Dann öffnet man auf Citrix den Ordner des lokalen Geräts, der mit der SharePoint-Dokumentbibliothek „Management“ synchronisiert ist:
Hinweis: Falls die SharePoint-Datenablage «SekII Zürich» nicht erscheint, kann sie über den Pfad ausgewählt werden, unter dem OneDrive auf dem lokalen Gerät synchronisiert ist.
Beispiel: Lokaler Datenträger (C:) → Benutzer → <eigener Profilname> → SekII Zürich → Muster Datenablage – Management
Citrix: PDF-Dokumente auf SharePoint speichern anhand des Adobe-Kontos
Schritt 1:
PDF-Dokument mit «Adobe Acrobat» öffnen:
Schritt 2:
Dateispeicher hinzufügen» auswählen, die URL-Adresse der Dokumentbibliothek eingeben und anschlissend «Fortfahren» wählen:
Schritt 3:
Dann ist man mit der SharePoint-Dokumentbibliothek verbunden:
Schritt 4:
Zum PDF-Dokument zurückkehren, «Datei» auswählen und «Speichern unter» anklicken:
Schritt 5:
Zielordner auswählen:
Schritt 6:
«Speichern» auswählen:
Das Dokument befindet sich jetzt in der gewählten SharePoint-Datenablage:
Datenbereinigung der lokalen Dateien vor der Migration auf SharePoint
Bewertung und Korrektur der vorhandenen Daten:
Im Allgemeinen ist die Schule dafür verantwortlich, was sie behalten möchte. Alte Dokumente oder Unterrichtsmaterialien, die nicht mehr gebraucht werden, müssen nicht aufbewahrt werden.
Der Musteraktenplan informiert über die Dokumente, die aufbewahrt werden müssen (inkl. Dauer). Dieser kann bei Bedarf beim DSC angefordert werden.
Vor Beginn der Migration sollten die Dokumente und Daten manuell durch die User bereinigt werden.
Tipps zur Datenbereinigung:
Dokumente:
- Prüfung/Bereinigung empfohlen, welche Dokumente auf den zentralen SharePoint-Ablageort migriert werden sollen (und wohin).
Nicht mehr benötigte Dokumente sollten archiviert oder gelöscht werden. - Dokumente in mehreren Versionen:
Löschen der Versionen, die nicht mehr benötigt werden.
Teams + Teams-Ordner:
Grundsätzlich gilt, dass die Teams bei Bedarf weiterhin bestehen bleiben können (einschliesslich der zugehörigen Ordner). Es wird jedoch eine Prüfung/Bereinigung empfohlen, welche Dateien auf den zentralen SharePoint-Ablageort migriert werden sollen (und wohin).
Nicht mehr benötigte Teams sollten archiviert oder gelöscht werden.
OneDrive:
OneDrive ist für persönliche Dokumente gedacht. Der Benutzer ist selbst verantwortlich für die eigene OneDrive-Datenablage. Wichtige oder strategische Dokumente, die für die gesamte Schule relevant sind, sollten in der zentralen SharePoint-Datenablage gespeichert werden.
Bereinigung der Länge der Dateipfade:
- Erläuterung der Dateipfadbeschränkungen:
Der Dateipfad einer Datei umfasst den Dateinamen sowie den Namen jedes übergeordneten Ordners. Ein „übergeordneter Ordner“ ist ein Ordner, der die betreffende Datei enthält. - Die maximale Länge eines Dateipfads in SharePoint beträgt 400 Zeichen.
- Die maximale Länge für die Verknüpfung eines Dateipfads auf OneDrive in SharePoint beträgt 256 Zeichen.
- Die maximale Länge eines Datei- oder Ordnernamens beträgt 256 Zeichen.
Das wird dann relevant, sobald Benutzer ihre SharePoint-Dokumentenbibliotheken mit dem PC synchronisieren. So erhalten sie bei Datei- und Ordner-Operationen mit entsprechend langen Pfaden auf SharePoint-Seite eine Fehlermeldung. - Quelle und weitere Infos hierzu: Einschränkungen und Einschränkungen in OneDrive und SharePoint - Microsoft-Support
Tipps zum Verkürzen eines Dateipfads
- Erstelle Dokumentenbibliotheken mit kürzeren Namen
- Mache die Ordnerhierarchie innerhalb einer Dokumentenbibliothek flacher (entferne mehrere Ebenen von Ordnern).
Empfehlung: Nicht mehr als fünf Ebenen - Ändere die Länge von Ordner- und Dateinamen (siehe hierzu den Punkt «Bereinigung der Dateinamen»)
- Erwäge die Verwendung von Metadaten.
- Beginne mit der Umbenennung der übergeordneten Ordner. Diese Änderungen wirken sich auf alle darin enthaltenen Ordner und Dateien aus. Danach kannst du den Dateinamen kürzen.
- Versuche, Leerzeichen in Datei- und Ordnernamen zu vermeiden. Ein Leerzeichen in einem Dateipfad wird in SharePoint durch "%20" ersetzt, was drei Zeichen anstelle eines einzelnen Leerzeichens erfordert. Statt eines Leerzeichens kannst du den Unterstrich "_" verwenden:
Bereinigung der Dateinamen:
Auf SharePoint gibt es bestimmte Sonderzeichen und Kombinationen, die im Dateipfad oder Dateinamen mehr als ein Zeichen belegen können.
Diese Umwandlungen können schnell dazu führen, dass der Pfad länger wird, als erwartet.
Achtung: Es ist ratsam, solche Zeichen möglichst zu vermeiden oder frühzeitig Tools zu verwenden, die die Länge der kodierten URLs prüfen. Bzgl. dieser Tools können Sie sich gerne an den DSC wenden: Die Umbenennung von Ordnern und Dateien (z. B. Umlaute, Leerzeichen usw.) kann vor der Migration mithilfe eines PowerShell-Skripts automatisiert werden.
Beispiele:
Leerzeichen
Leerzeichen werden oft als %20 kodiert und können somit 3 Zeichen einnehmen.
Umlaute und Sonderzeichen
Umlaute wie ä, ö, ü oder Zeichen wie ß werden in URLs zu mehrstelligen Kodierungen,
z. B.:
ä → %C3%A4 (6 Zeichen)
ö → %C3%B6 (6 Zeichen)
ß → %C3%9F (6 Zeichen)
Spezielle Symbole
Einige Symbole werden ebenfalls länger kodiert:
& → %26 (3 Zeichen)
# → %23 (3 Zeichen)
% → %25 (3 Zeichen)
+ → %2B (3 Zeichen)
Reservierte Zeichen
Einige Zeichen werden in URLs umgewandelt und belegen mehr Platz:
/ → %2F (3 Zeichen)
? → %3F (3 Zeichen)
= → %3D (3 Zeichen)
: → %3A (3 Zeichen)
Beispiel:
Lokal (Pfadlänge = 25 Zeichen):
“abc def ä ö ü & # %+.docx”
Auf SharePoint (Pfadlänge = 63 Zeichen):
“abc%20def%20%C3%A4%20%C3%B6%20%C3%BC %20%26%20%23%20%25%2B.docx”
Nähere Informationen:
Einschränkungen und Einschränkungen in OneDrive und SharePoint - Microsoft-Support
