Speicherplatz in M365-Apps sparen: Tipps & Tricks
Tipps & Tricks - Speicherplatz sparen
Jeder Tenant erhält im Standard ein gewisses Speicher-Volumen. Wird dieses Limit überschritten, müssen Organisationen zusätzlichen Speicher zukaufen. Inaktive, doppelte oder veraltete Daten machen oft über 50% des Volumens aus und verursachen unnötige Ausgaben. Mehr Speicher kann zur Kostenexplosion führen und die Performance beeinträchtigen.
Die Menge Ihrer Daten hat Einfluss auf die Grösse unseres Tenants und die Kosten. Hier finden Sie Tipps & Tricks, wie Sie den Lebenszyklus Ihrer Daten pflegen und Speicherplatz sparen. können.
Die grösste Datenmenge findet sich in den folgenden Anwendungen, beginnend mit der grössten: OneDrive, Teams (mit SharePoint), Exchange. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf diese Anwendungen.
OneDrive
Speichern und synchronisieren Sie nur die Dateien in OneDrive, die Sie beruflich oder in Bildungszwecken benötigen.
In OneDrive sollten vor allem Dateien gespeichert werden, die einen echten Mehrwert für die Zusammenarbeit und Mobilität bieten, wie z.B. regelmässig geteilte, bearbeitete Dokumente, Projekt- und Teamunterlagen, wichtige Dokumente, Kopien von Arbeitsunterlagen, die einen Schutz vor Datenverlust durch Geräteausfall oder Diebstahl bieten.
Um den Speicherplatz in OneDrive zu sparen, können verschiedene Methoden und Einstellungen angewendet werden:
1. Selektive Synchronisation in OneDrive einrichten - Synchronisieren Sie nur kritische Arbeitsordner und Projektdateien.
- Öffnen Sie OneDrive App auf ihrem Gerät. Klicken Sie auf das OneDrive-Wolken-Symbol in der Taskleiste (Windows) oder Menüleiste (Mac). Wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Menü.
- Wählen Sie synchronisierte Ordner aus, finden Sie beim "Konto" die Schaltfläche „Ordner auswählen“. Es öffnet sich eine Liste aller Ordner in ihrer OneDrive-Cloud. Entfernen Sie die Haken bei allen Ordnern, die Sie nicht synchronisieren möchten. Bestätigen Sie mit „OK“, dann synchronisiert OneDrive nur diese Ordner.
2. Grosse und unnötige Dateien finden
- Öffnen Sie OneDrive online (portal.office.com oder onedrive.live.com).
- Sortieren Sie Ihre Dateien nach Grösse und entfernen Sie grosse, alte oder doppelte Dateien.
- Nutzen Sie die „Speicher Metrik“-Funktion im Web, um zu sehen, was am meisten Platz benötigt.
3. Papierkorb regelmässig leeren
- Gelöschte Dateien bleiben 30 Tage im Papierkorb und belegen weiterhin Speicher. Öffnen Sie den Papierkorb in OneDrive und löschen Sie alles dauerhaft.
4. „Dateien bei Bedarf“ aktivieren
- In der Windows OneDrive-App kann über „Einstellungen > Dateien bei Bedarf“ gewählt werden, ob Dateien nur in der Cloud bleiben und auf dem PC keinen Platz verbrauchen.
- Rechtsklick auf eine Datei/Ordner → „Speicherplatz freigeben“. Dadurch bleibt die Datei nur online gespeichert.
5. Versionierung begrenzen
- In den Einstellungen die Anzahl der gespeicherten früheren Versionen reduzieren, um Speicherplatz zu sparen.
Was sollte NICHT in OneDrive gespeichert werden?
1. Temporäre, triviale oder redundante Dateien.
2. Private Downloads, Musik, Filme, exzessive Backups, die keinen betrieblichen oder dokumentarischen Wert haben.
Mit diesen Schritten und Tipps bleibt OneDrive schnell, übersichtlich und die Speicherkosten werden minimiert.
Quellen:
https://support.microsoft.com/de-de/office/sparen-von-speicherplatz-mit-onedrive-dateien-bei-bedarf-f%C3%BCr-windows-0e6860d3-d9f3-4971-b321-7092438fb38
https://support.microsoft.com/de-de/office/microsoft-speicher-2a261b34-421c-4a47-9901-74ef5bd0c426
https://www.skaylink.com/de/insights/blog/speicherplatz-mit-m365-bordmitteln-verwalten/
Teams und SharePoint
Speichern Sie auf Teams und SharePoint nur die Dateien, die für die Zusammenarbeit im Team relevant sind, mehrfach gemeinsam genutzt und bearbeitet werden sowie langfristig verfügbar sein müssen.
Teams oder SharePoint ist kein Ort für private oder persönliche Dateien!
Um den Speicherplatz in Teams und SharePoint zu sparen, können verschiedene Methoden angewendet werden:
1. Teams-Dateien aufräumen
- Nur notwendige Dateien in Team-Kanäle hochladen. Vermeiden Sie unnötige Duplikate oder alte Versionen.
- Löschen Sie alte, nicht mehr benötigte Dateien in gespeicherten Kanälen, da sie SharePoint-Speicher nutzen.
- Meeting-Aufzeichnungen: Laden Sie nur die wirklich benötigten Aufnahmen herunter und lösche sie anschliessend aus Teams/SharePoint.
- Prüfen Sie regelmässig den „Dateien“-Tab in Kanälen und löschen Sie, was nicht mehr gebraucht wird.
2. SharePoint-Dokumentbibliotheken pflegen
- Entfernen veraltete Dateien in SharePoint-Bibliotheken, die Sie verwenden.
- Achten Sie darauf, dass Sie keine unnötigen Dateiversionen speichern, um Speicher zu sparen (frühere Versionen werden oft automatisch gesichert).
- Nutzen Sie Filter und Sortierungen, um alte oder grosse Dateien schneller zu finden und zu löschen.
- Führen Sie regelmässige Bereinigungen durch, z. B. durch Archivierung in andere Speicherorte oder lokale Backups.
3. Papierkorb leeren
- In SharePoint und Teams landen gelöschte Dateien erst im Papierkorb und belegen weiterhin Speicher. Leeren Sie regelmässig den Papierkorb in SharePoint und Teams, um Speicher freizugeben.
4. Speichern von Dateien ausserhalb der Cloud vermeiden
- Speichern Sie keine temporären oder privaten Dateien in Team- oder SharePoint-Ordnern.
- Verwenden Sie alternative Speicherorte für grosse, private Dateien, die keinen teamweiten Zugriff benötigen.
Was sollte NICHT in Teams und SharePoint gespeichert werden?
1. Redundante Dateien.
2. Private Dateien.
3. Backups.
4. Filme und Musik für längere Zeit
Diese Massnahmen helfen, Speicherplatz wirkungsvoll zu sparen und die Performance von der Anwendungen zu verbessern.
Quellen:
https://learn.microsoft.com/de-de/sharepoint/manage-site-collection-storage-limits
https://support.microsoft.com/de-de/office/sparen-von-speicherplatz-mit-onedrive-dateien-bei-bedarf-f%C3%BCr-windows-0e6860d3-d9f3-4971-b321-7092438fb38e
https://support.microsoft.com/de-de/office/zusammenarbeit-mit-teams-sharepoint-und-onedrive-9ea6aa07-6e5e-4917-9267-d4d361da3dea
https://learn.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits
https://learn.microsoft.com/de-de/sharepoint/troubleshoot/administration/out-of-storage
https://sharepoint360.de/kostenlosen-sharepoint-speicher-archivieren/
Mail (Outlook/Exchange Online)
Verwenden Sie Ihre Mailbox nur für berufliche und schulische Zwecke.
Um den Speicherplatz in Outlook und Exchange Online zu sparen, können verschiedene Methoden angewendet werden:
1. Postfachgrösse prüfen und überwachen
- In Outlook unter Datei > Tools > Postfach aufräumen können Sie die Grösse deines Postfachs sowie einzelner Ordner sehen.
- Sortieren Sie Mails nach Grösse, um grosse E-Mails schnell zu identifizieren.
2. Grosse und alte E-Mails aufräumen
- Suchen Sie E-Mails, die grösser als z. B. 1 MB sind, und löschen Sie unwichtige Nachrichten.
- Löschen Sie regelmässig E-Mails im Ordner "Gelöschte Elemente" und "Junk-E-Mail".
- Nutzen Sie die Funktion Sweep (Aufräumen) in Outlook.com, um E-Mails eines bestimmten Absenders gezielt zu löschen oder zu archivieren.
3. Anhänge effizient verwalten
- Speichern Sie grosse Dateianhänge aus E-Mails in OneDrive oder SharePoint und entferne sie aus der E-Mail.
- Löschen Sie die ursprüngliche Nachricht, wenn der Anhang bereits gesichert ist.
4. Archivieren
- Nutzen Sie die AutoArchivierung oder manuelle Archivierung, um alte E-Mails in eine Archivdatei (PST) auszulagern. So bleibt das Postfach schlank, und alte Daten sind archiviert verfügbar.
5. Aufräumen-Tools benutzen
- Outlook bietet tools wie „Postfach bereinigen“ oder „Ordnergrösse anzeigen“, die das Aufräumen erleichtern.
- Löschen Sie auch den Ordner „Konflikte“, wenn er viel Platz belegt.
Was sollte NICHT in Outloon/ExchangeOnline gespeichert werden?
1. Grosse Dateianhänge (über 10–20 MB): Outlook und Exchange begrenzen die Grösse von Anhängen. Grosse Dateien sollten nicht direkt als Anhang versendet oder gespeichert werden, sondern in Cloudspeichern wie OneDrive oder SharePoint hochgeladen und als Link geteilt werden.
2. Mehrfache Kopien desselben Anhangs.
3. Temporäre oder irrelevante E-Mails: Junk-Mails, Newsletter, Werbe-Mails oder irrelevante Kommunikation sollten regelmässig gelöscht oder archiviert werden, um das Postfach sauber und klein zu halten.
4. E-Mails mit unnötig grossen eingebetteten Bildern oder Grafiken: Grosse Bilder im E-Mail-Text vergrössern die Mailgrösse und sollten vermieden oder komprimiert werden.
5. Private Dateien oder grosse persönliche Daten: Speichere private, grosse Dateien besser in OneDrive oder lokalen Ordnern statt direkt im Exchange-Postfach, um Speicherplatz zu schonen.
Diese Massnahmen helfen, Speicherplatz wirkungsvoll zu sparen und die Performance von Outlook und OWA (Outlook im Browser) zu verbessern.
Quellen:
https://support.microsoft.com/de-de/office/postfachspeichergrenzwerte-in-outlook-f170fe90-b859-4034-bcda-e186fc6a26f5
https://www.avepoint.com/de/blog/avepoint-blog-de/outlook-ordnung-tipps
https://support.microsoft.com/de-de/office/verwalten-der-postfachgr%C3%B6%C3%9Fe-in-outlook-792b521c-3f4e-404e-b436-9c197bad6f45
https://www.computerwissen.de/software/e-mail/outlook/outlook-tipps-tricks/outlook-effiziente-funktionen-um-das-postfach-aufraeumen/
https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-resource-mailboxes
Sparsamer Umgang mit Speicher in Mail, Teams, SharePoint und OneDrive verhindert Zusatzkosten, verbessert die Performance der Dienste und hilft dem Unternehmen, Compliance-Vorgaben zu erfüllen.
Wir danken für Ihre Unterstützung!
