Einleitung

Diese Seite beschreibt, welche Schritte Sie als Benutzer der Office 365 - Lösung von der Schule vorgängig zur Migration durchführen müssen. Sollten Sie Office 365 noch nie benutzt haben, müssen Sie nichts unternehmen. Der Migrationstermin wird von der IT-Abteilung der Schule oder Ihrer Schulleitung bekannt gegeben.

Bitte befolgen Sie die nachfolgenden Anweisungen. Falls Sie eines oder mehrere der folgenden Tools nicht verwenden, können Sie die entsprechenden Schritte überspringen.

Bei Fragen oder Problemen zur Migration steht Ihnen der Servicedesk der Schule zur Verfügung.

Bitte erledigen Sie die folgenden Punkte vor der Migration:

 

1. Hinweise zur Migration

Folgende(n) Schule(n) werden in den kommenden Monaten von dieser Migration betroffen sein: Kantonsschule Uster

Um die Migration von Dateien aus OneDrive und SharePoint müssen Sie sich nicht kümmern. Die MBA-IT migriert sämtliche Daten aus OneDrive und SharePoint.

Manuell eingerichtete Freigaben von OneDrive und SharePoint Dateien oder Verzeichnissen werden entfernt und müssen nach der Migration erneut manuell eingerichtet werden.

Bei Microsoft Teams können die Dateien migriert werden. Chats und Chatinhalte sowie Aufgaben und Noten von Klassenteams werden jedoch nicht migriert.

Für die Migration eines Planners in einem Team muss dem Plan ein Administratoraccount hinzugefügt werden.

Umfragen in Forms müssen Sie selbst migrieren. Stellen Sie vor der Migration sicher, dass Sie die Daten gesichert haben.

 

2. Migration von OneNote-Kursnotizbüchern

Bitte senden Sie ein Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! mit dem Betreff Kursnotizbuch Mac. Wir werden die Kursnotizbücher von Ihren Teams für Sie migrieren.

OneNote Kursnotizbücher können leider nicht von Ihnen selbst mithilfe eines Mac's migriert werden.

 

3. Hinzufügen des Administrator Account zum Planner

Microsoft Planner ist ein Aufgabenverwaltungstool, welches auch in Teams verwendet werden kann.
Sie finden die Planner in den Teams in der dazugehörigen Registerkarte. So kann diese bespielsweise aussehen:

plannerasdf.png

Damit der Planner eines Teams migriert werden kann, muss der Administrator Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! auf den Plan berechtigt werden. Dies geht so:

Öffnen Sie das Team, welches den zu migrierenden Plan beinhaltet und gehen Sie auf die entsprechende Registerkarte.

Nun öffnen Sie den Plan im Browser mit einem Klick auf Zur Website gehen.

planner1_new.png

Es öffnet sich ein Browserfenster, hier müssen Sie sich evtl. erneut anmelden.

Sind Sie auf der Webseite angekommen, klicken Sie rechts auf Mitglieder.

planner_2.png

Im Feld Namen eingeben, um ein Mitglied hinzuzufügen Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! eintragen und bestätigen.

Diese Schritte wiederholen Sie nun für alle Planner-Registerkarten in Ihren Teams.

 

4. Hinzufügen des Administrator Account zu privaten Kanälen in Teams

Damit die privaten Kanäle in Teams migriert werden können, müssen diese den Account Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! zugewiesen haben.

Private Kanäle sind in Teams mit einem Schloss markiert:

PrivChannel.png

Öffnen Sie zuerst das Team, welches einen oder mehrere private Kanäle besitzt und fügen Sie den Administratoraccount folgendermassen als Besitzer hinzu:

In der Teamsliste auf Weitere Optionen und auf Mitglied hinzufügen. Der Knopf Weitere Optionen ist mit drei kleinen Punkten markiert:

weitere_Optionen.png

oder

weitere_Optionen2.png

Tragen Sie Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! in das Textfeld ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Unter Hinzufügen ändern Sie das Dropdown-Menü in welchem Mitglied angezeigt wird auf Besitzer.

Diesen Vorgang führen Sie nun für jeden privaten Kanal in Ihren Teams durch.

Es ist darauf zu achten, dass bei einem Wechsel des Teams, der Administratoraccount erneut als Besitzer hinzugefügt werden muss, um ihn dann den privaten Kanälen zuweisen zu können.

 

5. Migration von Forms

Die Daten von Forms können nicht automatisch übertragen werden. Für alle Forms die Sie behalten wollen führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

Öffnen Sie das Formular in Forms und klicken Sie auf Teilen.

Möchten Sie das Formular als Vorlage weiterverwenden, klicken Sie auf Einen Link zum Duplizieren abrufen und speichern Sie diesen in einem Word-Dokument.

Möchten Sie das Formular und die Antworten übertragen, klicken Sie auf Link zum Anzeigen und Bearbeiten abrufen und speichern Sie diesen in einem Word-Dokument.

 

6. Archivierung von nicht genutzten Teams (Optional)

Falls Sie noch Teams besitzen, welche nicht mehr verwendet bzw. benötigt werden, bitten wir Sie diese vor der Migration zu archivieren. Dies geht folgendermassen:

Wählen Sie auf der linken Seite Teams Schaltfläche „Teams“ aus, um die Liste Ihrer Teams anzuzeigen.

Gehen sie unten in der Liste auf das Zahnrad und klicken Sie auf Teams verwalten.
Je nach eingestellter Ansicht befindet sich dieses oben rechts oder unten links.

Teams_1.png

Zahnrad.png

Suchen Sie in der Liste aktiv nach dem Namen des Teams, das Sie archivieren möchten, und wählen Sie dann ganz rechts Weitere Optionen und dann Team archivieren aus.

Teams_2.png

Wählen Sie Sharepoint-Website für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen an und klicken Sie auf Archivieren.

Teams_3.png

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle ihre Teams, welche nicht mehr genutzt werden.

 

7. Abmeldung von Office-Produkten und Webbrowsern

Diesen Punkt führen Sie erst durch, nachdem Sie die letzten Arbeiten vor der Migration durchgeführt haben.

Melden Sie sich vor der Migration unbedingt von sämtlichen Office-Applikationen (auf Computern, Smartphones, Tablets, etc.) und Webbrowsern vom Office 365 ab.

Öffnen Sie eine neue oder eine bereits existierende Word-Datei und klicken Sie oben links auf Word und dann auf Abmelden…

abmeldenword1.png

Die folgende Meldung erscheint. Bestätigen Sie die Abmeldung mit einem Klick auf Abmelden.

abmeldenword2.png

Sie sind nun von Office-Produkten wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote abgemeldet.

Fahren Sie nun fort mit der Teams-Abmeldung. In Teams müssen Sie sich separat abmelden. Dies geht folgendermassen:

Mit einem Klick auf das Profilbild öffnen Sie das Menü. Gehen Sie auf Abmelden, um sich abzumelden.

abmeldenteams_-_Kopie.png

Sie sind nun auch von Teams abgemeldet.

 

8. Deaktivierung der OneDrive for Business-Synchronisation

Diesen Schritt führen Sie erst kurz vor dem Migrationstermin durch. Ihre lokalen Dateien werden ansonsten nicht mehr synchronisiert und dadurch kann Datenverlust entstehen.

Klicken Sie auf das OneDrive Logo oben rechts auf Ihrem Bildschirm.

step1.png

Es öffnet sich folgendes Fenster. Klicken Sie Hilfe und Einstellungen und dann Einstellungen.

step2.png

Gehen Sie in diesem auf Konto und klicken Sie anschliessen auf Verknüpfung dieses Macs aufheben.

step3.png

Diese Änderung müssen Sie in folgendem Fenster mit einem Klick auf Kontoverknüpfung aufheben bestätigen.

step4.png

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