Mitarbeitende und Lehrpersonen für Workzone

Daten Mitarbeitende und Lehrpersonen für SAP Workzone

Alle Personen, welche vom Kanton Lohn beziehen (auch Putzpersonal, Aushilfen, Referenten etc.) müssen in Eco web erfasst sein.

Damit Personen einen Zugriff in SAP Workzone erhalten, müssen folgende Daten in Eco web hinterlegt werden:

• Name
• Vorname
• Korrekte Schul-Mailadresse (Email Schule-Schule, beim ZAG Email Geschäft)
• Personal- und Anstellungsnummer (Feld Personalnummer nach dem Muster 999999.9). Wenn eine Person mehrere Anstellungen an der gleichen Schule hat, muss nur eine der gültigen Anstellungsnummern eingetragen werden.
• Versicherten-Nummer
• Gültige Beziehung Mitarbeiter-Schule (Rolle egal) oder Lehrer-Schule

Neues Tool zur Kontrolle und Korrektur der Daten

https://ecowebworkzone.mba.ktzh.ch/

Hier eine kurze Anleitung:

Schritt 1

Datenbank auswählen (das ZAG hat eine eigene Datenbank, alle andern Schulen wählen BFS)

Schritt 2

Auswahl der Schule (da die meisten Personen nur auf eine Schule Zugriff haben, wird auch nur diese angezeigt). Unten am Bildschirm erfolgt die Auswahl zwischen Lehrpersonen und Verwaltungspersonen (inkl. Dozenten und Experten)

Mit Klick auf «Daten laden» werden die verfügbaren Daten angezeigt. Es werden alle Lehrpersonen bzw. Verwaltungspersonen inkl. Dozenten und Experten angezeigt, welche eine aktive Anstellung in der entsprechenden Schule haben. Die Grundlage dafür ist das Monatsfile, welches vom Personal Schulen erstellt und abgelegt wird.

Schritt 3

Die Informationen auf der Liste kommen einerseite vom Monatsfile, andererseite aus Eco web. Es werden alle Personen aufgelistet, welche im Monatsfile vorhanden sind.

• Pers. Id (Personen-Id) kommt aus Eco web, sofern die Person in Eco web erfasst ist
• Excel Pers.Nr --> Monatsfile
• Eco web Pers.Nr --> Eco web
• Name/Vorname/Geburtsdatum/AHV Nr.  --> Monatsfile
• Eco web E-Mail --> Eco web

Die Personen werden in folgenden Kategorien angezeigt (filterbar)

1. Erfolgreich (beim Aufruf nicht ausgewählt): da muss nichts gemacht werden
2. In Eco web manuell bearbeiten: Hier gibt es verschiedene Gründe, weshalb eine Person aufgelistet wird. Korrekturen müssen in Eco web angebracht werden
   1. Versichertennummer fehlt, somit wird die Person in Eco web nicht gefunden. Versichertennummer kann mit copy + paste aus dem Tool in Eco web übertragen werden
   2. Person fehlt in Eco web vollständig, muss erfasst werden
   3. Beziehung (Mitarbeiter-Schule oder Lehrer-Schule) fehlt, somit wurde keine Schul-Mailadresse generiert
   4. Schul-Mailadresse fehlt
3. Abweichung: Personalnummer fehlt oder ist nicht korrekt. In diesen Fällen kann durch Setzen eines Häkchens links (oder «Alle Abweichungen wählen» oben rechts) - danach Übertragen anklicken – die korrekte Personalnummer direkt in Eco web übertragen werden.
   
   

Wichtig: Ein Ticket beim AFI darf erst aufgegeben werden, wenn die Person im Workzone-Tool in der Kategorie «Erfolgreich» erscheint. Bis dahin müssen Korrekturen von den Schulen direkt erledigt werden. Nach der Erfassung aller Daten zwei Tage warten, spätestens dann sollte die Person ein Login auf ihre hinterlegte Schul-Mailadresse erhalten.