Einleitung

AFI-Teams-Sync ist eine neue Lösung zur Erstellung und Synchronisierung von Klassen- und Kursenteams im EDUZH-Tenant aus den Quellsystemen ECO Web und IM. 

Bei den auf die zentrale IKT migrierten Schulen soll es den bisher verwendeten ISE Teams Sync ersetzen.

Der gesamte Prozess (Erstellung, Aktivierung, Archivierung) läuft ähnlich wie beim bestehenden ISE Team Sync Prozess ab.
Sobald die Lernenden auf EcoWeb oder IM nicht mehr in der Klasse / im Kurs eingetragen sind, verschwinden sie auch sofort aus dem entsprecehden Klassen-/Kurs-Team.
Und sobald das Enddatum der Klasse erreicht ist, wird das Team für 30 Tage archiviert, wobei nur die Besitzer Zugriff haben. Danach wird das Team gelöscht.

Namenskonvention

Beim AFI-Teams-Sync gilt folgende Namenskonvention:

Übersicht

Die Klassen- und Kursgruppen werden im Quellsystem EcoWeb oder IM verwaltet und mit den entsprechenden Lehrpersonen sowie Schülerinnen und Schülern bzw. Lernenden befüllt.

Bei den Schulen, die auf die zentrale IKT migriert wurden und sich im EDUZH-Tenant befinden, werden standardmässig auf dem EDUZH-Tenant die entsprechenden Klassen- und Kursgruppen automatisch als E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen erstellt:

Nach der Aktivierung von AFI-Teams-Sync an einer Schule werden die Klassen- und/oder Kursteams automatisch mit den Mitgliedern der bestehenden E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen befüllt.

Prozess

E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe für Klasse und Kurs

Voraussetzung für die mit AFI TemSync automatisch erstellten Teams ist das Bestehen von klassen- und kursbezogenen, E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen in Entra. Diese werden erstellt, sobald eine neue Klasse oder ein neuer Kurs im Quellsystem EcoWeb oder IM angelegt wird – basierend auf den folgenden CSV-Dateien:

• IAMZH_class.csv

• IAMZH_course.csv

Path Berufsschulen (EcoWeb): \\sbimbaedv10015\mbaexport$\IKT_GV\BFS

Path Mittelschulen (IM): \\sbimbaedv10015\mbaexport$\IKT_GV\MS

IAMZH_class.csv

Für jede Klasse werden folgende E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen erstellt:

Beispiel: Co23 a Coiffeuse EFZ

• Gruppentyp: E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe 
  Gruppenname: Co23 a Coiffeuse EFZ (BSMG) 
  E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 
  Mitglieder: Alle Lehrpersonen und Lernenden der Klasse 

• Gruppentyp: E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe 
  Gruppenname: (Lehrpersonen) Co23 a Coiffeuse EFZ (BSMG) 
  E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 
  Mitglieder: Alle Lehrpersonen der Klasse 

• Gruppentyp: E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe 
  Gruppenname: (Lernende) Co23 a Coiffeuse EFZ (BSMG) 
  E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 
  Mitglieder: Alle Lernenden der Klasse

IAMZH_course.csv

Für jeden Kurs werden folgende E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen erstellt:

Beispiel: Be23 a Modezeichnen

• Gruppentyp: E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe 
  Gruppenname: Be23 a Modezeichnen (BSMG) 
  E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 
  Mitglieder: Alle Lehrpersonen und Lernenden des Kurses 

• Gruppentyp: E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe 
  Gruppenname: (Lehrpersonen) Be23 a Modezeichnen (BSMG) 
  E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 
  Mitglieder: Alle Lehrpersonen des Kurses 

• Gruppentyp: E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe 
  Gruppenname: (Lernende) Be23 a Modezeichnen (BSMG) 
  E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 
  Mitglieder: Alle Lernenden des Kurses

Voraussetzungen, um Teams zu erstellen und zu synchronisieren

 
Damit Teams erstellt und synchronisiert werden können, sind folgende Voraussetzungen erforderlich:

• Teacher und Student Gruppen der Schule müssen vorhanden sein

• Die Teacher Gruppe muss mind. ein Mitglied aufweisen

Sobald die Teacher und Student Gruppen (siehe Punkt 3.1) im EntraID vorhanden sind und mindestens ein Benutzer in der Teacher gruppe vorhanden ist, wird diese automatisiert erstellt. 

Sobald die bestehenden Gruppen keine Mitglieder mehr aufweisen, oder die Teacher und Student Gruppen gelöscht werden durch das IAM, dann werden auch die Teams archiviert und gelöscht. Ihr habt es somit also selbst in der Hand mit dem Export für das IAM.

Sobald ihr die neuen Klassen für das neue Semester aus EcoWeb exportiert und das IAM diese erstellt, werden diese sofort automatisch provisioniert.

Life Cycle Definition

Archivierungsprozess 

Das Enddatum des Kurses oder der Klasse wird im IM festgelegt. Der Archivierungsprozess funktioniert wie folgt: Ein Kurs- oder Klassenteam, das endet, wird nach einem Tag archiviert* und nach weiteren 30 Tagen gelöscht. Jeweils 30 Tage vor der Archivierung und 30 Tage vor der Löschung wird eine Erinnerungs-E-Mail versendet. Denken Sie daran, Ihre Daten (OneNote, Dateien) aus dem Team zu sichern.

*Hinweis: Durch Archivierung eines Teams werden auch die privaten Kanäle im Team und die zugehörigen Websitesammlungen archiviert. Es können aber weiterhin Mitglieder hinzufügefügt oder entfernt und Rollen aktualisiert werden. Teamaktivitäten in allen privaten Kanälen, Dateien und Chats können nach wie vor angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet oder ergänzt werden.   

Damit automatisch erstellte Teams-Räume nicht automatisch archiviert und gelöscht werden, müssen die Teacher- und Student-Gruppen bestehen bleiben. Diese werden jedoch nach dem Enddatum des Kurses bzw. der Klasse entfernt. Um sie bestehen zu lassen, müsste im Quellsystem EcoWeb/IM das Enddatum des Kurses bzw. der Klasse entsprechend angepasst werden.

Onboarding

Damit wir eine Schule auf der Teams-Provisioning App onboarden können benötigen wir (und Online AG) folgende Info:

1. Info zur Schule

1. SchoolId (Beispiel: 9997)

2. SchoolName (Beispiel: YYY)

3. Ansprechpartner technisch der Schule (E-Mail-Adresse)

2. Automatische Erstellung von Klassen und Kursen

Hier gibt es drei Varianten:

1. Nur Klassen

2. Nur Kurse

3. Klassen und Kurse

3. Teams-Vorlagen

1. Wird eine spezielle Vorlage für Klassen Teams benötigt?

1. Wenn Nein, dann erstellen wir eine leere Standard Klassen Teams Vorlage

2. Wenn ja, dann benötigen wir die Spezifikation für die Vorlage mit allen zusätzlichen Kanälen, Inhalten (Ordner und Dateien in den Kanälen), Zusätzliche Registerkarten pro Kanal etc.

2. Wird eine spezielle Vorlage für Kurs Teams benötigt?

1. Wenn Nein, dann erstellen wir eine leere Standard Kurs Teams Vorlage

2. Wenn ja, dann benötigen wir die Spezifikation für die Vorlage mit allen zusätzlichen Kanälen, Inhalten (Ordner und Dateien in den Kanälen), Zusätzliche Registerkarten pro Kanal etc.

4. Termine

1. Wann wird die Schule in die Grundversorgung migriert (Zeitraum mit Start und Ende)?

2. Ab wann sind die Teacher und Student Gruppen inkl. abgefüllter Mitglieder in den Gruppen verfügbar?

3. Ab wann müssen die automatisiert erstellten Klassen / Kurs Teams verfügbar sein?

Sobald ich diese Angaben habe, werden wir (Online AG):

1. Teams Vorlagen bereitstellen

2. Konfiguration der Schule in der Teams-Provisioning App erstellen

3. Im Service Portal die Teams Vorlagen für die Auswahl in der Bestellung von neuen Team konfigurieren

4. Sobald das Datum für 4.b) erreicht ist, die automatisierte Provisionierung in der Konfiguration der Schule aktivieren.