Einleitung

Diese Seite beschreibt, welche Schritte Sie als Benutzer der Office 365 - Lösung auf Windows vorgängig zur Migration durchführen müssen. Sollten Sie Office 365 noch nie benutzt haben, müssen Sie nichts unternehmen.

Bitte befolgen Sie die nachfolgenden Anweisungen. Falls Sie eines oder mehrere der folgenden Tools nicht verwenden, können Sie die entsprechenden Schritte überspringen.

Bei Fragen oder Problemen zur Migration steht Ihnen der Servicedesk der Schule zur Verfügung.

Bitte erledigen Sie die folgenden Punkte vor der Migration:

 

1. Hinweise zur Migration

Folgende(n) Schule(n) werden in den kommenden Monaten von dieser Migration betroffen sein: Kantonsschule Uster

Um die Migration von Dateien aus OneDrive und SharePoint müssen Sie sich nicht kümmern. Die MBA-IT migriert sämtliche Daten aus OneDrive und SharePoint.

Manuell eingerichtete Freigaben von OneDrive und SharePoint Dateien oder Verzeichnissen werden entfernt und müssen nach der Migration erneut manuell eingerichtet werden.

Bei Microsoft Teams können die Dateien migriert werden. Chats und Chatinhalte sowie Aufgaben und Noten von Klassenteams werden jedoch nicht migriert.

Für die Migration eines Planners in einem Team muss dem Plan ein Administratoraccount hinzugefügt werden.

OneNote-Kursnotizbücher sowie Umfragen in Forms müssen Sie selbst migrieren. Stellen Sie vor der Migration sicher, dass Sie die Daten gesichert haben.

Wichtig ist, dass Sie die Kursnotizbücher erst sichern, nachdem das letzte Mal vor der Migration damit gearbeitet wurde. Alle Änderungen, welche nach dem Sichern zum Kursnotizbuch hinzukommen, werden nach der Migration nicht mehr vorhanden sein.

Eine separate Anleitung für Mac Benutzer finden Sie unter folgendem Link:
https://help.mba.zh.ch/office-365/migration-office-365/anleitung-fuer-mac.html

 

2. Migration von OneNote-Klassennotizbüchern

Für diesen Punkt wurde eine Video-Anleitung erstellt. Diese finden Sie hier: Anleitungsvideo

Als erstes müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtige OneNote Applikation verwenden. Es kann gut sein, dass Sie mehrere Versionen von OneDrive installiert haben.

Klicken Sie unten links auf Ihrem Bildschirm auf das Start-Symbol. Dieses sieht wie folgt aus:
Start.png

Suchen Sie nach "OneNote". Wichtig ist, dass Sie die normale Version öffnen und nicht die Version für Windows 10. Mit OneNote 2016 funktioniert es ebenfalls.

Classbook1_edit.png

Falls Sie hier nur die Version «OneNote for Windows 10» zur Verfügung haben, können Sie die weiteren Schritte nicht durchführen. In diesem Fall melden Sie sich bitte per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! mit dem Betreff «Kursnotizbuch Windows». Danach können Sie bei Punkt 3 fortfahren.

Öffnen Sie Teams und navigieren Sie in die Registerkarte des zu sichernden Klassennotizbuch.

Klicken Sie nun auf "Start" -> "In Browser öffnen" -> "In Desktop-App öffnen" und bestätigen Sie die Sicherheitsmeldungen.

Classbook2.png

Das Kursnotizbuch wird nun in der OneNote Applikation geöffnet.

Falls sich bei Ihnen die falsche OneNote Applikation öffnet (OneNote for Windows 10), befolgen Sie die Schritte in dieser zusätzlichen Anleitung:
https://help.mba.zh.ch/office-365/migration-office-365/anpassung-standard-app-fuer-notizbuecher.html

und kehren Sie nach der Ausführung zu dieser Stelle der Anleitung zurück.

Stellen Sie sicher, dass das komplette Notizbuch synchronisiert ist, bevor Sie den nächsten Schritt durchführen. Sie sehen dies Anhand dieser beiden Symbole:

Dieses Symbol bedeutet, das Notizbuch wird gerade synchronisiert. Haben Sie einen Moment Geduld.
ClassbookSync.png

Dieses Symbol bedeutet, das Notizbuch konnte nicht synchronisiert werden. In diesem Fall melden Sie sich bei der IT.
ClassbookFail.png

Erscheint keines der beiden Symbole, wurde das Notizbuch erfolgreich im OneNote geöffnet und es geht weiter.

Nun wird das Kursnotizbuch lokal abgespeichert. Dies funktioniert mit einem Rechtsklick auf das Notizbuch und dann auf "Eigenschaften".

Classbook3.png

Danach auf "Speicherort ändern" klicken.

Classbook4.png

Nun können Sie einen beliebigen Speicherort lokal auf Ihrer Maschine definieren und auf "OK" klicken.

 

3. Hinzufügen des Administrator Account zum Planner

Microsoft Planner ist ein Aufgabenverwaltungstool, welches auch im Teams verwendet werden kann.
Sie finden die Planner im Teams in der dazugehörigen Registerkarte. So kann diese bespielsweise aussehen:

plannerasdf.png

Damit der Planner eines Teams migriert werden kann, muss der Administrator Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! auf den Plan berechtigt werden. Dies geht so:

Öffnen Sie das Team, welches den zu migrierenden Plan beinhaltet und gehen Sie auf die entsprechende Registerkarte.

Nun öffnen Sie den Plan im Browser mit einem Klick auf "Zur Website gehen".

planner1_new.png

Es öffnet sich ein Browserfenster, hier müssen Sie sich evtl. erneut anmelden.

Sind Sie auf der Webseite angekommen, klicken Sie rechts auf "Mitglieder"

planner_2.png

Im Feld "Namen eingeben, um ein Mitglied hinzuzufügen" Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! eintragen und bestätigen.

Diese Schritte wiederholen Sie nun für alle Planner-Registerkarten in Ihren Teams.

 

4. Hinzufügen des Administrator Account zu privaten Kanälen in Teams

Damit die privaten Kanäle im Teams migriert werden können, müssen diese den Account Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! zugewiesen haben.

Private Kanäle sind im Teams mit einem Schloss markiert:
PrivChannel.png

Öffnen Sie zuerst das Team, welches einen oder mehrere private Kanäle besitzt und fügen Sie den Administratoraccount folgendermassen als Besitzer hinzu:

Rechtsklick auf das Team und auf "Mitglied hinzufügen"

Tragen Sie Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! in das Textfeld ein und klicken Sie auf "Hinzufügen"

Unter "Hinzufügen" ändern Sie das Dropdown-Menü in welchem "Mitglied" angezeigt wird auf "Besitzer".

Diesen Vorgang führen Sie nun für jeden privaten Kanal in Ihren Teams durch.

Bitte beachten Sie, dass Sie sobald Sie das Team wechseln, den Administratoraccount bei einem anderen Team zuerst wieder als Besitzer hinzufügen müssen, um ihn dann den privaten Kanälen zuweisen zu können.

 

5. Migration von Forms

Die Daten von Forms können nicht gut übertragen werden. Für alle Forms die Sie behalten wollen führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

Öffnen Sie das Formular in Forms und klicken Sie auf "Teilen".

Möchten Sie das Formular als Vorlage weiterverwenden, klicken Sie auf Einen Link zum Duplizieren abrufen und speichern Sie diesen in einem Word-Dokument.

Möchten Sie das Formular und die Antworten übertragen, klicken Sie auf Link zum Anzeigen und Bearbeiten abrufen und speichern Sie diesen in einem Word-Dokument.

 

6. Archivierung von nicht genutzten Teams (Optional)

Falls Sie noch Teams besitzen, welche nicht mehr verwendet bzw. benötigt werden, bitten wir Sie diese vor der Migration zu archivieren. Dies geht folgendermassen:

Wählen Sie auf der linken Seite Teams Schaltfläche „Teams“ aus, um die Liste Ihrer Teams anzuzeigen.

Gehen sie unten in der Liste auf das Zahnrad und klicken Sie auf "Teams verwalten"
Je nach eingestellter Ansicht befindet sich dieses oben rechts oder unten links.

Teams_1.png

Zahnrad.png

Suchen Sie in der Liste aktiv nach dem Namen des Teams, das Sie archivieren möchten, und wählen Sie dann ganz rechts "Weitere Optionen" und dann "Team archivieren" aus.

Teams_2.png

Wählen Sie "Sharepoint-Website für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen" an und klicken Sie auf "Archivieren".

Teams_3.png

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Teams, welche nicht mehr genutzt werden.

 

7. Abmeldung von Office-Produkten und Webbrowsern

Diesen Punkt führen Sie erst durch, nachdem Sie die letzten Arbeiten vor der Migration durchgeführt haben.

Melden Sie sich vor der Migration unbedingt von sämtlichen Office-Applikationen (auf Computern, Smartphones, Tablets, etc.) und Webbrowsern vom Office 365 ab.

Klicken Sie unten links auf Ihrem Bildschirm auf das Start-Symbol. Dieses sieht wie folgt aus:

Start.png

Suchen Sie nach «Word» und tippen Sie auf «Enter».

word.png

Es öffnet sich ein leeres Dokument. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen.

abmelden.png

Klicken Sie hier auf «Abmelden». 

abmelden2.png

Die folgende Meldung mit einem Klick auf «Abmelden» bestätigen.

abmelden3.png

Sie sind nun von Office-Produkten wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote abgemeldet.
Fahren Sie nun fort mit der Teams-Abmeldung.

In Teams müssen Sie sich separat abmelden. Dies geht folgendermassen:

Mit einem Klick auf das Profilbild öffnen Sie das Menü. Gehen Sie auf «Abmelden», um sich abzumelden.

teamsabmeldung.png

Sie sind nun auch von Teams abgemeldet.

 

8. Deaktivierung der OneDrive for Business-Synchronisation

Diesen Schritt führen Sie erst kurz vor dem Migrationstermin durch. Ihre lokalen Dateien werden ansonsten nicht mehr synchronisiert und dadurch kann Datenverlust entstehen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste rechts unten in der Taskleiste auf das Symbol mit der hellblauen Wolke und wählen Sie danach Einstellungen.

Es wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie Ihr Office 365 Konto sehen. Klicken Sie dort auf den Link Verknüpfung dieses PCs aufheben.

Sie werden nochmals gefragt, ob Sie die Synchronisation aufheben möchten. Bestätigen Sie die Meldung mit Kontoverknüpfung aufheben.

Anschliessend verschwindet das Symbol mit der hellblauen Wolke unten rechts in der Taskleiste.

Beachten Sie, dass die synchronisierten Daten nicht automatisch von Ihrem PC gelöscht werden. Sie finden den Ordner in Ihrem Benutzerprofil unter C:\Benutzer\Benutzername\OneDrive – Schule.

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