Inhalt dieser Dokumentation:

OneDrive for Business einrichten

OneDrive for Business ist Ihre persönliche Dateiablage, in der Sie ihre Dokumente speichern können, die überall über das Internet verfügbar sein sollen. Es steht Ihnen 1 TB Speicherplatz zur Verfügung. Verwechseln Sie OneDrive for Business nicht mit dem privaten Cloud-Speicher OneDrive von Microsoft. OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive Personal durch die stärkere Einbindung zahlreicher Enterprise-Funktionen der Business- und Schul-Versionen von Office 365.


Sie gelangen über das Schulportal auf OneDrive for Business, indem Sie oben links auf die App Launcher Schaltfläche klicken.

 

Kilcken Sie anschliessend auf [OneDrive].

Falls Sie OneDrive for Business zum ersten Mal öffnen, muss der Speicherplatz zuerst noch eingerichtet werden. Dies kann ein paar Minuten dauern.

 

Dokument erstellen

Klicken Sie auf den Link [+ Neu]. Sie erhalten eine Auswahl von möglichen Dokumenten bzw. Ordnern, die Sie erstellen können. Wählen Sie den gewünschten Typ aus.

Als Beispiel wurde ein Word-Dokument erstellt. Das neue Dokument wird direkt in Ihrem Browser in der entsprechenden Web-App im Bearbeitungsmodus geöffnet. Lesen Sie dazu mehr unter "Dokument bearbeiten". Den Namen des Dokuments können Sie direkt in der Titelleiste der Web-App ändern, indem Sie auf den aktuellen Namen klicken und diesen überschreiben.

Dokument hochladen

Sie können Dokumente auf verschiedene Arten hochladen. Die gängigsten werden hier vorgestellt.

 

Dropdown Menü

Klicken auf den Link [Hochladen] und im erscheinenden Dropdown-Menü auswählen, ob Dateien oder Order mit deren Inhalt hochgeladen werden sollen.

Es wird ein Popup geöffnet, in welchem Sie das gewünschte Dokument oder den gewünschten Ordner auf ihrem Computer auswählen können. Es ist auch möglich mehrere Dokumente oder Ordner gleichzeitig hochzuladen. Klicken Sie darauf bei Dokumenten auf [Öffnen] oder bei Ordnern auf [Ordner auswählen] um das Hochladen zu starten.


Der Internet Explorer bildet hier eine Ausnahme. Mit ihm können keine Ordner, sondern nur Dateien per Dropdown Menü hochgeladen werden.

 

Drag&Drop

Mit den aktuellsten Browsern können Sie von der Drag&Drop-Funktionalität profitieren. Das heisst, dass Sie mehrere Dokumente gleichzeitig von ihrem Computer in OneDrive for Business oder einen Unterordner „ziehen“ können.

 

Windows Explorer

Sie können Ihre OneDrive for Business Dateien auch im Windows Explorer öffnen. Diese Variante funktioniert nur mit dem Internet Explorer.

Klicken Sie dazu rechts oben auf das Symbol , um die Ansicht zu wechseln und wählen Sie im Menü [Im Datei-Explorer anzeigen].

 

 

OneDrive for Business wird danach im Windows Explorer geöffnet, in dem Sie alle bekannten Operationen durchführen können.

 

Bei allen Varianten erkennen Sie die neu erstellten Dateien und Ordner in OneDrive for Business an der Glimmer Markierungen (drei kleine blaue Linien), die neben einer Datei oder einem Ordner angezeigt werden.

 

Dokumente verwalten

Sobald Sie ein Dokument markieren, ändert sich oben die Menüleiste. Es werden diverse Aktionen für die Auswahl angeboten. So können Sie zum Beispiel das Dokument öffnen, freigeben, löschen und mehr. Werden ausserdem die drei Punkte angezeigt, können noch weiterer Aktionen ausgewählt werden.

Ganz rechts können Sie zudem die Schaltfläche mit dem anklicken, um eine Vorschau und diverse weitere Informationen zum ausgewählten Dokument zu erhalten.


 

Kontextmenü

Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, oder durch Klick auf die drei Punkte neben dem Dokument, wird das Kontextmenü angezeigt. Hier werden Ihnen die wichtigsten Funktionen, die mit der Datei oder dem Ordner möglich sind, angezeigt.

 

Dokument bearbeiten

Für die Dokumenttypen Word, Excel, PowerPoint und OneNote stehen Ihnen Web-Apps zur Verfügung. Über diese Web-Apps erhalten Sie eine kleine Vorschau, können das Dokument vollumfänglich im Browser betrachten und auch leicht bearbeiten. So haben Sie den Vorteil, schneller den Inhalt des Dokumentes zu sehen und zu bearbeiten. Ausserdem müssen Sie die Desktop-Apps, z.B. von Office 365, nicht unbedingt installiert haben.

 

Dokument online bearbeiten

Wenn Sie auf einen Dokumentnamen klicken, wird das Dokument in der entsprechenden Web-App im Browser geöffnet.

Office Online bietet einen grundsätzlichen Funktionsumfang an, der für den normalen Gebrauch ausreichend ist. Falls Sie dennoch zur lokal installierten Desktop-App wechseln möchten, können Sie wie im Kapitel "Dokument lokal bearbeiten" beschrieben vorgehen.

 

Dokument lokal bearbeiten

Möchten Sie das Dokument in der lokal installierten Desktop-App bearbeiten, klicken Sie im jeweiligen Web-App auf [In Desktop-App öffnen].

Ist das Dokument lokal bereit, können Sie das Hinweisfenster im Browser schliessen.

Über das Kontextmenü kann das Dokument auch direkt in der entsprechenden Office Applikation geöffnet werden. Wählen Sie dazu im Kontextmenü zum Dokument [Öffnen] und anschliessend [In der App öffnen] aus.

Bestätigen Sie die anschliessende Meldung mit Klick auf [Word öffnen], damit ihr Dokument in der Office Applikation geöffnet wird.

 

Dokument kopieren / verschieben

Dokumente und Ordner können an eine andere Stelle in ihrer Dateistruktur kopiert oder verschoben werden. Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument oder den Ordner. Es können auch mehrere Elemente gleichzeitig angewählt werden. Klicken Sie anschliessend oben auf [Verschieben nach] oder [Kopieren nach].

Wählen Sie anschliessend den gewünschten Zielordner aus oder erstellen Sie einen neuen Ordner. Bestätigen Sie abschliessend die Aktion.

Alternativ können Sie Dokumente und Ordner auch einfach per Drag&Drop in Unterordner ziehen.

 

Dokumente freigeben

Dokumente und Ordner können an andere Benutzer innerhalb und ausserhalb Ihrer Schule freigegeben werden, um diese gemeinsam zu bearbeiten. Benutzer ausserhalb Ihrer Schule benötigen zur Bearbeitung des Dokumentes ein Microsoft- oder ein Office 365-Konto, um sich anzumelden.

 

Freigabe erteilen

Sie können das freizugebende Dokument, den freizugebenden Ordner markieren und danach in der Menüleiste auf [Teilen] klicken oder Sie klicken direkt rechts vom Namen auf das „Teilen“- Symbol.

Standardmässig wird das gewählte Dokument den Personen, denen Sie den Link senden, zur Bearbeitung freigegeben. Wollen Sie dies ändern, lesen Sie bitte die Informationen zu den Link Berechtigungen im Kapitel "Link Berechtigungen".

Geben Sie im nächsten Fenster die E-Mail-Adresse(n) der gewünschten Person(en) ein. Es werden bei der Eingabe Vorschläge aus ihrem Adressbuch gemacht. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine kurze Notiz anbringen. Klicken Sie abschliessen auf [Senden].

      

Der Versand wird Ihnen bestätigt und das Dokument erhält nun den Status „Geteilt“. Die gewählte(n) Person(en) erhält(en) eine E-Mail mit dem Link zum Dokument.