1. Register Person, Zusatz, Beziehung, Klassierung

1.1. Personendaten suchen und ändern

Öffnen Sie das Modul Personen, indem Sie das Symbol Person anwählen

Öffnen Sie das Suchfeld indem Sie in das Feld „suche“ klicken

Nun können Sie im geöffneten Suchfenster die gewünschte Suche ausführen

Das Suchresultat wir Ihnen nun links dargestellt. Wenn Sie die gewünschte Person auswählen, werden Ihnen die dazugehörigen Daten angezeigt.

Im grünen Balken werden Ihnen die Daten zur ausgewählten Person angezeigt. Ist dies ein Lernender, wird dort, je nach Periode in den Benutzereinstellungen, auch noch die Klasse, in der er angemeldet ist, angezeigt.
Je nach Adresstyp z. B. Lernender, Eltern, Firmen sind in den verschiedenen Registern (Zusatz, Beziehung, Vorbildung etc.) Daten vorhanden.

1.2. Suchen mit Platzhalter

Damit auch z. B. Firmen erscheinen, die ‚Huber’ in der Firmenbezeichnung haben, muss mit dem Platzhalter * (Stern) oder _ (underline) gesucht werden. * ist Platzhalter für 0-n beliebige Zeichen und _ ist Platzhalter für genau 1 Zeichen.
Ausnahme: Pers-ID: Dies ist die eindeutige Identifikationsnummer einer Person. Eine Su-che erzielt entweder exakt ein oder kein Resultat.
Beispiel: Huber Personen, die mit ‚Huber’ beginnen, werden angezeigt
*huber* Personen, die ‚Huber’ enthalten, werden angezeigt
*huber Personen, die mit ‚Huber’ enden, werden angezeigt
me*er Personen, die mit ‚Me’ anfangen und ‚er’ enden, werden angezeigt: z. B. Meier und Meyer, aber auch Meister und Mettler, nicht aber Mettler-Toledo, etc.
me_er Personen mit nur einem einzelnen Zeichen anstelle des
Platzhalters werden angezeigt: z. B. Meier, Meyer und auch Meier-Hofer
8ung! Vor der nächsten Suche die Suchleiste wieder leeren, sonst wird das Resultat verfälscht.

1.3. Erweiterte Personensuche

1.3.1. Suchfenster öffnen

Öffnen Sie das Modul Personen, indem Sie das Symbol Person anwählen

Öffnen Sie das Suchfeld indem Sie in das Feld „suche“ klicken

Öffnen Sie die erweiterte Personensuche, indem Sie auf „Erweiterte Personensuche“ klicken

Beispiel: Sie möchten alle Lernenden mit verkürzter Lehre finden. Klicken Sie zuerst oben in der Auswahlliste auf die Bezeichnung ‚Lernende nach Lehrvertragstyp‘, danach wählen Sie weiter unten den Wert ‚160 Verkürzte Grundbildung mit EBA‘. Klicken Sie nun auf „Exklusive“

1.3.2. Suchkriterien

Die erweiterte Personensuche wird laufend ergänzt. Wünsche für zusätzliche erweiterte Suchen richten Sie bitte an das Eco open Team.

Operator like wie (für Abfragen mit den Platzhaltern * und _)
= gleich

grösser als
< kleiner als
>= grösser gleich
<= kleiner gleich
<> ungleich

Suchmodus Inklusive Das neue Suchresultat wird mit dem bereits bestehenden Suchresultat ergänzt.
Exklusive Alle im neuen Suchresultat vorhandenen Personen werden aus dem bereits bestehenden Suchresultat entfernt.
Reset Das bereits bestehende Suchresultat wird zuerst gelöscht.

2. Stammdaten erfassen

Soll die erfasste Person auch in eine Klasse oder ein Angebot angemeldet werden, können die Stammdaten auch mit der „Schnellanmeldung“ erfolgen (siehe Unterlagen „Klasse/Personen“).

Wählen Sie „Neue natürliche Person anmelden“

Erfassen Sie die Daten. Um die Adresse und die Kommunikation zu erfassen, klicken Sie auf das jeweilige + zum Schluss speichern Sie die Daten. Entweder mit dem Speicher Symbol oder mit Ctrl + S

Falls Sie eine Firma erfassen möchten, wählen Sie „Neue juristische Person erfassen“

Volljährigkeit: Eco open errechnet im Hintergrund automatisch, ob der Lernende volljährig ist oder noch nicht. Das Erreichen der Volljährigkeit hat Auswirkungen auf die Adresse im Zeugnis und auf diversen Klassenlisten.

Spezialfall bei Adressen/Kommunikation:
Bei Lernenden werden Adresse und Kommunikationsmittel auf den Eltern erfasst. Falls sie jedoch abweichen, werden sie auf dem Lernenden eingegeben.

2.1. Adressen/Kommunikation

Für jede Person können Sie beliebig viele Adressen resp. Kommunikationsmittel erfassen, falls dies nötig sein sollte.
- Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü den Adress- resp. Kommunikations-Typ aus
- Bezeichnen Sie mit einem Häkchen Hauptadresse und Hauptkommunikationsweg
- Falls die Adresse oder das Kommunikationsmittel nur vorübergehend gültig ist oder wenn Sie die alte Adresse oder z. B. die alte Telefonnummer nicht löschen möchten
Bsp.:

Strasse/Ort: Entweder geben Sie direkt PLZ bzw. Ortschaft ein oder Sie suchen mit der Lupe die entsprechende Ortschaft

Mit Klick auf die gewünschte Ortschaft, wird diese übernommen.

2.1.1. Erweiterte Adressdaten

Erweiterte Adressdaten können Sie eingeben, indem Sie auf das Buch Zeichen vor dem Adress-Typ klicken.

Bitte beachten Sie, dass „Postfach“ oder „PF“ ebenfalls erfasst werden muss, nicht nur die Nummer.

Sobald sich Daten dahinter befinden, wird das Buch-Zeichen blau.

2.2. Personen - Zusatz - Berufsmaturitätstyp/Tag zuordnen

Bei den BMS-Lernenden muss der Berufsmaturitätstyp erfasst werden. Dieser wird für die BISTA-Statistik benötigt. Der BMS-Ein-/Austritt sowie der BMS-Tag kann optional erfasst werden.
Bei BMS-Austritt muss zwingend der Berufsmaturitätstyp gelöscht werden. Es kann jedoch bei BMS-Eintritt/Austritt auch der BMS-Typ erfasst werden (als Information).

3. Beziehungen

Generell: Eine Beziehung kann nur zu einer Person, die schon in Eco open erfasst ist, gesetzt werden. Beziehungen haben immer eine Richtung! Beim Beispiel Lehrling -> Lehrgeschäft ist der Lehrling die Person welche aktuell bearbeitet wird (grüner Balken) und hat eine Beziehung zum Lehrgeschäft welches dann rechts vom Pfeil/von der Beziehungsart gesucht wird.

Zuerst wählen Sie bei Beziehungsart die gewünschte Beziehung aus, z. B.
- Kind zu Eltern
- Lehrling zum Lehrgeschäft
und klicken auf die Lupe, um die benötigte Person zu suchen.

Es können mehrere gleichartige Beziehungen erfasst werden, z. B. bei Lehrstellen-Wechsel. Die Gültigkeitsdaten dieser Beziehungen dürfen sich jedoch nicht überschneiden!

Hinweis
Die Beziehung „Schüler -> Schule“ wird bei der Klassenanmeldung automatisch gesetzt.

3.1. Eltern - Stammdaten/Adresse/Kommunikation

Beachten Sie bei der Kind-Eltern Beziehung die folgenden Möglichkeiten:
G.V. = Gesetzlicher Vertreter
RE = Faktura geht an Eltern resp. Gesetzlichen Vertreter
WS = Wohnsitz bei den Eltern

Werden mehrere Elternbeziehungen erfasst muss mindestens eine mit G.V. und RE und WS bezeichnet werden. An diese Adresse werden dann u. a. das Zeugnis und Rechnungen verschickt. Wenn mehrere Kind -> Eltern Beziehungen vorhanden sind, kann diese noch durch die Rolle „Gesetzlicher Vertreter 1“ und „Gesetzlicher Vertreter 2“ unterschieden werden.

3.2. Lehrvertrag

Wenn Sie beim Lehrvertrag aufklicken, werden die zusätzlichen Felder zu der Be-ziehung ersichtlich.