1. Allgemeines

Der Datenimport von Kompass nach Eco web erfolgt nach den Datenaustauschrichtlinien 4.01. Kompass erstellt .xml Dateien. Diese werden automatisch aufbereitet und an Eco web übermittelt. In Eco web werden diese wieder automatisch eingelesen. Es werden jedoch nicht alle Daten die eingelesen werden automatisch aktualisiert. Der Datenaustausch geht nur in eine Richtung von Kompass nach Eco web.

2. Was wird übernommen

Werden im Kompass Mutationen an Lehrvertragsrelevanten Daten gemach (Lehrvertrag, Lernende, Lehrfirma, Berufsbildner), werden sämtliche aktuellen Informationen aus Kompass an Eco web geliefert.

Aktuell werden folgende Informationen aus Kompass übernommen und automatisch aktualisiert:

  • neue Lernende, mit neuen Eltern und gegebenenfalls neuer Lehrfirma sowie der Lehrvertrag
  • Lehrvertragsauflösungsdatum
  • Lehrvertragsdaten
  • Lehrvertragstyp
  • Beruf/Fachrichtung (Niveau)
  • Name, Adresse der Lehrfirma
  • Berufsbildner (pro Beruf der Lehrfirma wird der Hauptberufsbildner übernommen)
  • ÜK-Kommission
  • Prüfungskommission

Das bedeutet, dass sämtliche Änderungen welche im Eco web an obigen Daten vorgenommen werden, durch Kompass wieder überschrieben werden. Änderungen müssen daher der Betrieblichen Bildung gemeldet werden zur Erfassung im Kompass. Alternativ können die Lehrbetriebe ihre Daten auch selber über das Lehrbetriebsportal pflegen.

Da die Daten in automatisch übernommen werden, erhalten Sie keine briefliche Information zu folgenden Vorgängen mehr.

Lehrvertragsauflösung /- rückgängig

Lehrvertragsverlängerungen/-Verkürzungen/-Änderungen

Änderungen des Lehrvertragstyps

Fachrichtungswechsel (Niveauwechsel)

Schulwechsel

Übernahme Lehrvertrag durch andere Lehrfirma

Änderungen an der Lehrfirma (z.B. Wechsel Rechtsform)

Etc.

Die Informationen auf den Lernenden werden aktuell NICHT übernommen, d.h. Lernender und Eltern werden nur einmal geliefert und können anschliessend von den Schulen korrigiert werden.

Falls ein anderer Berufsbildner als der vom System gelieferte Haupt-Berufsbildner ange-schrieben werden muss, kann dies über eine Beziehung Lehrling -> Korresp. Lehrbetrieb gelöst werden.

2.1. Spezialfall Eltern

Seit der Umstellung auf Kompass3 im 2016, werden die Eltern immer getrennt erfasst. Da-mit uns dies bei der Kommunikation an die Eltern aus Eco web keine Probleme bereitet, werden diese beim Import in Eco web zusammengeführt, wenn sie im gleichen Haushalt leben.

Da z.T. Eltern bereits vor der Umstellung in Eco web waren und ev. noch einmal geliefert werden, z.B. mehrere Kinder, kann dies in Ausnahmefällen zu Mehrfacherfassungen führen. In diesem Fall melden Sie und Fehlerfassung an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!, damit wir die Daten bereinigen können.

3. Kontrolllisten

3.1. Neue Lehrverträge

Die neuen Lehrverträge können im Modul Person unter Berichte/Datenaustausch mit der Liste „neue Lerndende“ abgefragt werden.

Stichtag:             innerhalb Gültigkeit Lehrvertrag
Datum von/bis:    Erfassungsdatum im Eco web

Achtung! Ist bei „nur ohne Klasse“ J (ja) eingegeben, werden nur diejenigen Lernenden aufgeführt, welche noch nie eine Klassenanmeldung hatten. Personen, welche bereits ein-mal eine andere Ausbildung (z.Bsp. Anlehre/10. Schuljahr/BMS-Aufnahmeprüfung/EBA-Ausbildung/etc.) besucht haben, werden so nicht aufgelistet. Gewöhnen Sie sich daher bitte an, regelmässig auch eine Liste mit „nur ohne Klasse“ = N aufzurufen und die Spezialfälle zu kontrollieren. Sie können, damit die Liste nicht zu lang ist, beim „Datum von“ jeweils das Datum des letzten Listenaufrufs erfassen. Empfehlung: gewöhnen Sie sich einen regelmäs-sigen Rhythmus an. Vor allem während der Periode der Neuanmeldungen empfiehlt sich eine wöchentliche Kontrolle.

3.2. Änderungen an Personen

Im Modul Person/Berichte/Datenaustausch finden Sie die Liste „Tramuda Personen Eco web“. Auf der Liste werden Ihnen sämtliche durch das System Änderungen an Personen auflistet, welche von Kompass geliefert wurden.

Auf der Liste sind pro Feld der Wert Eco open und der Wert Kompass ersichtlich. Ist das Feld „Wert Eco open“ leer, handelt es sich um eine neue Information die von Kompass kommt. Ist das Feld „Wert Kompass“ leer, so wurde im Kompass eine Information gelöscht.

Bei den Informationen mit „keine Änderung“ müssen die Daten, sofern gewünscht, im Eco web manuell angepasst werden.

Die Liste kann pro Beruf oder auch pro Berufsgruppe (Bsp. 68* für KV-Berufe) aufgerufen werden. Auch kann die Liste nur für vorgenommene Änderungen oder nur für nicht-geän-derte Informationen aufgerufen werden.

3.3. Änderungen an Beziehungen

Im Modul Person/Berichte/Datenaustausch finden Sie eine Liste, welche Ihnen sämtliche durch das System vorgenommene Änderungen an Beziehungen (Lehrverträgen/Berufsbild-ner/etc.) auflistet. Auch werden Daten aufgeführt welche nicht geändert wurden, d.h. nun im Eco web nicht gleich sind wie im Kompass:

Auf der Liste sind pro Feld der Wert Eco open und der Wert Kompass ersichtlich. Ist das Feld „Wert Eco open“ leer, handelt es sich um eine neue Information die von Kompass kommt. Ist das Feld „Wert Kompass“ leer, so wurde im Kompass eine Information gelöscht.

Die Liste kann pro Beruf oder auch pro Berufsgruppe (Bsp. 68* für KV-Berufe) aufgerufen werden. Auch kann die Liste nur für vorgenommene Änderungen oder nur für nicht-geän-derte Informationen aufgerufen werden.

4. Vereinfachtes Anmelden der Lernenden aus Kompass

Um die neuen Lernenden relativ einfach den neuen Klassen zuzuteilen, gibt es einen kleinen Trick.

In den Benutzereinstellungen muss die Periode eingestellt sein, in die Sie die Lernenden anmelden möchten.

Wählen Sie im Programm Person, Suche, erweiterte Personensuche die Suche „Datenaustausch neue Lernende“

Es kann nur nach LV Nummer oder auch mit einen Teil der Berufsbezeichnung gesucht werden wie z. B. 955* (Logistiker EBA)
Die Such-Felder können auch leer gelassen werden, dann erscheinen alle Personen mit (zum aktuellen Zeitpunkt) gültigem Lehrvertrag, welche keine Anmeldung an dem in den Benutzereinstellungen ausgewählten Abschnitt haben (x-Klassen ohne Angebot funktionieren nicht, dafür muss die Kontroll-Liste neue Schüler verwendet werden).

Nun können Sie die Lernenden markieren

Und in die gewünschte Klasse anmelden.

 

 

 

 

 

 

 

Welche Daten werden über die Schnittstelle ausgetauscht?

Automatisch verarbeitete Mutationen

•neue Lernende, mit neuen Eltern und gegebenenfalls neuer Lehrfirma

•Lehrvertragsauflösungsdatum

•Lehrvertragsdaten

•Lehrvertragstyp

•Beruf/Fachrichtung (Niveau)

•Lehrfirma (Name, Adresse)

•Berufsbildner (pro Beruf und Lehrfirma wird nur der Hauptberufsbildner erfasst)

•ÜK-Kommission

•Prüfungskommission

Manuell zu verarbeitende Mutationen (Arbeitsliste)

•Alle Mutationen auf dem Lernenden

•Alle Mutationen beim Gesetzlichen Vertreter

•Mutationen Kommunikation (Telefonnummer, E-Mail etc.) Lehrfirma

•Mutationen Kommunikation (Telefonnummer, E-Mail etc.) Berufsbildner

•Löschung BM Typ im Kompass

Berichte

•TramudaPersonen Eco web
  •Bericht zur Überprüfung welche Mutationen manuell übernommen werden müssen. Diese sind von den Sekretariaten im Eco web nachzutragen.

•Personen-und Adress-Mutationen
  •Hier werden Mutationen aufgelistet, die durch die Schule im Eco web gemacht wurden. Diese Liste sollte monatlich der Betrieblichen Bildung weitergeleitet werden, damit diese die Mutationen im Kompass     nachführen kann.


•NeueLehrverträge
  •Bericht zur Überprüfung neuer Lehrverträge. Tipp: zwischendurch mit «nur ohne Klasse» = N aufrufen, damit auch Lernende erscheinen, welche bereits eine andere Ausbildung an der Schule gemacht haben (z.B.  Anlehre/BMS-Aufnahmeprüfung/EBA-Ausbildung/etc.).


•TramudaBeziehungen
  •Bericht zur Überprüfung sämtlicher, durch das System vorgenommene Änderungen an Beziehungen (Lehrverträge/Berufsbildner/etc.). Auch werden Daten aufgeführt welche nicht geändert wurden, d.h. nun im Eco web nicht gleich sind wie im Kompass.

 

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