1. Vorbemerkung

Ein Teil der Print-Screens wurde in der Demo-Umgebung von Eco web erstellt, deshalb ist der Balken oben rot. In der Produktiven und auch in der Archiv- Umgebung ist der Balken blau.

2. Eco-Team informieren

Falls Sie den e-Versand noch nie verwendet haben, informieren Sie bitte vorgängig das Eco-Team. Es müssen einige Rechte gesetzt werden, damit alles funktioniert.

3. Vorbereitungsarbeiten

1.1 Konfiguration (Absender) anpassen

In Eco Admin im Programm Konfiguration die Absender-Mailadresse erfassen:

3.1. Mailvorlage(n) erstellen

In den Referenzdaten von Eco web können Sie selber alle benötigten Mailvorlagen erstellen:

Mit + können Sie einen neuen Eintrag erstellen, mit einen bestehenden bearbeiten.

In Mails können sogenannte Tags verwendet werden. Mit diesen können im Mail bzw. in der Vorlage die Empfänger persönlich angeschrieben werden. Die wichtigsten Tags (Sie finden alle in der Beispielvorlage 2 – Vorlage aller Tags (diese Vorlage steht allen Mandanten zur Verfügung):

Informationen zum Kursteilnehmer:
[Teilnehmer.Vorname]
[Teilnehmer.Name]
[Teilnehmer.Anrede]
[Teilnehmer.Briefanrede]
Informationen zum Empfänger:
[Empfaenger.Vorname]
[Empfaenger.Name]
[Empfaenger.Anrede]
[Empfaenger.Briefanrede]

Mail-Vorlagen können auch mit HTML-Codes versehen werden. Dies geht am einfachsten, wenn man die gewünschte Mail-Vorlage im Word erfasst, formatiert und ev. Logos hinzufügt. Danach das Word-Dokument mit Speichern unter…

abspeichern.

Damit Sie die Codes nun in die Mail-Vorlage kopieren können, dieses HTML-Dokument wieder öffnen und zwar mit

Falls Sie Logos verwenden, muss der ganze Pfad hinterlegt werden. Zudem muss der Pfad aus Citrix zugänglich sein:

Bei einer HTML-Vorlage muss das Häkchen HTML gesetzt werden.

3.2. Teilnehmerstatus erstellen

Mit der Referenz Teilnehmerstatus kann auf der Fach-, Angebots- und Klassenanmeldung automatisch ein Eintrag erstellt werden, welches Schriftstück der Teilnehmer erhalten hat.

4. Ein Mail mit e-Versand verschicken

4.1. E-Versand starten

Eine weitere Möglichkeit, den eVersand zu starten besteht über die Massenverarbeitung im Programm Person:

Personen, welche hier ausgewählt wurden, sind im eVersand bereits selektiert.

4.2. Personen suchen

In der Suchleiste haben Sie folgende Möglichkeiten (inkl. Erweiterte Personensuche)

In der dritten Suchzeile können Sie angeben, wer der Empfänger des Mails (Briefes) sein soll:
Als Beispiel werden alle Lehrfirmen der Klasse Mr16 5b gesucht:

Personen ohne Mail-Adresse rechts haben keine Mailadresse mit Kommunikationsart e-Versand. Diese Personen erhalten kein Mail, Das Häkchen bei E-Vers ist nicht gesetzt und kann auch nicht gesetzt werden, solange keine gültige Mailadresse eingegeben wird.
Die Mail-Adressen mit der Kommunikationsart e-Versand werden jede Nacht automatisch erstellt, sofern eine gültige Mailadresse vorhanden ist.

4.2.1. Angaben speichern und weiter

Die ausgewählten Personen und alle Änderungen in diesem Bildschirm müssen gespeichert werden, danach kann zum eVersand bzw. zum Serienbrief verzweigt werden.

Vom eVersand bzw. vom Serienbrief kann jederzeit wieder auf den Personenauswahl-Bild-schirm zurückgekehrt werden, die Angaben bleiben erhalten

4.3. E-Versand erstellen

4.3.1. Bericht auswählen

Mit dem eVersand können diverse Berichte, z.B. Anmeldebestätigungen, Teilnehmerlisten, etc. versendet werden:

Wichtig ist, dass bei der Personenauswahl die in Klammer geschriebenen Spalten ausgefüllt sind (das passiert automatisch, wenn z.B. nach Angebot, Klasse, Fach etc. gesucht wird), sonst kann der Bericht nicht korrekt den entsprechenden Personen zugeordnet werden.

Bisher stehen folgende Berichte zur Verfügung, auf Anfrage können weitere erstellt werden:

4.3.2. Mailvorlage auswählen

Sie können eine vorher erstellte Mailvorlage auswählen (das e-Versand-Mail kann auch ohne Vorlage erstellt werden).

4.3.3. Absender

Das Mail wird unter dieser Mailadresse verschickt.
Im Eco Admin, Programm Konfiguration kann der Standard-Absender erfasst werden. Sollte ein anderer Absender gewünscht sein, kann dies hier eingetragen bzw. überschrieben werden.

4.3.4. Teilnehmerstatus nach Versand

Wird hier ein Teilnehmerstatus angegeben, so wird dieser auf der Anmeldung (Fach, Ange-bot, Klasse – je nachdem, was bei der Suche ausgewählt wurde) eingetragen:

4.3.5. Mail erstellen

Falls Sie eine Mailvorlage ausgewählt haben (empfiehlt sich), können Sie jetzt Änderungen anbringen, ansonsten verfassen Sie das Mail, indem Sie die Betreffzeile erfassen und bei Body den Mailtext hinterlegen:

4.3.6. Lesebestätigung verlangen

Eine Lesebestätigung kann nur mit dem Mailtyp „Outlook“ verlangt werden. Schulen, welche mit Outlook arbeiten (über Citrix) können in der Konfiguration (Eco Admin) den Mailtyp auf „Outlook“ umstellen